|
Ajantasainen, toimiva ja käytännössä noudatettava arkistonmuodostussuunnitelma järkiperäistää organisaation tietojen ja asiakirjojen käsittelyä. Tietojen ja asiakirjojen elinkaaren hallinta merkitsee myös sitä, että arkiston jälkikäteiseltä järjestämiseltä ja hävitettävän aineiston turhalta säilyttämiseltä vältytään.
Arkistonmuodostussuunnitelmaa on muokattava ja ajantasaistettava, kun organisaation tehtävissä ja asiakirjakäytännöissä tapahtuu muutoksia ja kun uusia tietojärjestelmiä ja rekistereitä otetaan käyttöön. Suunnitelman on täytettävä hyvän tiedonhallintatavan vaatimukset. Myös SÄHKE-hankkeen lopputuloksena syntynyt arkistolaitoksen määräys Asiankäsittelyjärjestelmiin sisältyvien pysyvästi säilytettävien asiakirjallisten tietojen säilyttämisestä yksinomaan sähköisessä muodossa (KA 1486/40/2005) asettaa arkistonmuodostussuunnitelman tietosisällölle yksityiskohtaisia vaatimuksia.
AMS -laadintaprosessi koskee koko organisaatiota, joten siihen liittyvät vastuut ja työnjako on ratkaistava mahdollisimman korkealla tasolla. Prosessi onnistuu sitä paremmin, mitä menestyksekkäämin se saadaan kytkettyä organisaation muuhun kehittämiseen, esimerkiksi tietojärjestelmän määrittelyyn, tietohallintostrategian uudistamiseen tai laatuprosesseihin.
Arkistonmuodostussuunnitelman laadintaa kuvaavissa prosessikaavioissa konkretisoidaan sitä, mitä hyvä tiedonhallintatapa merkitsee asiakirjahallinnossa ja erityisesti arkistonmuodostussuunnitelmassa ja miten sähköinen toimintaympäristö vaikuttaa arkistonmuodostussuunnitelman sisältöön.
Opas on jaettu kahteen osaan: ensimmäinen käsittää perinteistä asiakirjallisten tietojen hallintaa ja säilyttämistä tukevan arkistonmuodostussuunnitelman laadintaan liittyvät vaiheet ja tietosisältövaatimukset ja toinen sähköistä tiedonhallintaa, asianhallintaa ja arkistointia tukevan arkistonmuodostussuunnitelman laadintavaiheet sekä tietosisältövaatimukset. Jälkimmäisessä osassa esitetyt vaatimukset sisältävät SÄHKEessä määritellyt pakolliset asiakirjahallinnolliset metatietoelementit tarkenteineen.
|
