AMS AMS laadintaprosessi
- Prosessikaavio
- AMS-etusivu
- 1. Tehtävät, tehtävien käsittelyvaiheet ja asiakirjatyypit
- 2. Julkisuus ja salassapito
- 3. Henkilötietoluonne
- 4. Säilytysajat
- 5. Säilytysmuoto
- 6. Säilytysjärjestys
- 7. Vastuuhenkilöt ja säilytyspaikat
- 8. Suojeluluokka
- 9. Arkistokaava
- 10. Suunnitelman hyväksyminen ja käyttöönotto
- 11. Suunnitelman säilyttäminen
- 12. Arkistonmuodostus- suunnitelman ylläpito
- Tulostusversio
| 9. Arkistokaavan laatiminen |
EsitiedotEsitiedoiksi tarvitaan
Toimenpiteen kuvausHyvä tiedonhallintatapa edellyttää, että asiakirjallisten tietojen käytettävyys turvataan ja taataan tiedon koko elinkaaren ajan. Asiakirjojen luettelointi ja arkistointi suunnitellaan siten, että pitkäaikaisesti tai pysyvästi säilytettävien asiakirjallisten tietojen käyttö on nopeaa ja vaivatonta. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että arkistonmuodostussuunnitelmasta erotetaan pysyvästi säilytettävät tietoaineistot ja laaditaan niiden käsittelyä päätearkistossa ohjaava arkistokaava. Arkistokaava noudattaa arkistonmuodostussuunnitelman tehtäväryhmitystä. Asiakirjallisille tiedoille määritelty säilytysjärjestys määrää sen, mitkä tehtävään sisältyvät asiakirjalliset tiedot arkistoidaan samaan ryhmään ja mitkä omiin ryhmiinsä. Mikäli asiakirjalliset tiedot arkistoidaan rekisterinumeron tai asian mukaiseen järjestykseen, tarkoittaa tämä sitä, että tehtävään sisältyvät kyseiset asiakirjalliset tiedot muodostavat oman ryhmänsä ja että muussa järjestyksessä säilytettävät asiakirjalliset tiedot taas muodostavat omat ryhmänsä. Arkistonmuodostussuunnitelmaan merkitään arkistokaavaan sisältyvien asiakirjallisten tietojen kohdalle arkistokaavan mukainen arkistotunnus. Arkistokaava ilmaisee arkiston loogisen rakenteen. Arkistokaava ilmentää siten kontekstia, jossa asiakirja on laadittu tai johon se on tehtäväänsä suorittaessaan päätynyt (provenienssiperiaate). Arkistokaava on suoraa jatkumoa arkistonmuodostussuunnitelman tehtäväryhmitykselle ja tietojärjestelmän luokitukselle, erityisesti diaarin tai asianhallintajärjestelmän asiaryhmitykselle. Jälkimmäinen on edellisen osajoukko. Vain vanhaa arkistoa järjestettäessä on enää perusteltua käyttää ns. ABC-kaavaa. Lopputuloksena arkistokaavatunnukset ja arkistokaavaLopputuloksena on arkistonmuodostussuunnitelman tehtäväryhmittelyä noudattava arkistokaava. Esimerkki on tehty valtionhallinnon näkökulmasta.
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Viimeksi päivitetty ( 24.10.2007 ) | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
