Arkistomuodostussuunnitelma AMS

ESITIEDOT		TOIMENPIDE		TULOKSET
		10. Arkistonmuodostussuunnitelman hyväksyminen ja käyttöönotto		Arkistonmuodostus- suunnitelma

Toimenpiteen kuvaus

Valmistunut arkistonmuodostussuunnitelma hyväksytään organisaation omien hyväksymiskäytäntöjen mukaisesti. Suunnitelma lähetetään säilytysaikaesityksenä arkistolaitokseen, joka päättää organisaation pysyvästi säilytettävät asiakirjat ja niiden lopulliset säilytysmuodot. Arkistolaitoksen seulontapäätöksen osoittamat mahdolliset säilytysaika- ja säilytysmuotomuutokset merkitään arkistonmuodostussuunnitelmaan. Sen jälkeen arkistonmuodostussuunnitelmasta tiedotetaan organisaatiossa tehokkaasti ja järjestetään käyttöönottokoulutus. Koulutuksessa käydään tarkasti läpi vastuiden jako ja arkistonmuodostussuunnitelmaan liittyvä ohjeistus. Jokainen työntekijä noudattaa arkistonmuodostussuunnitelmaa omien työtehtäviensä osalta.

Lopputuloksena arkistonmuodostussuunnitelma

Lopputuloksena

• organisaatiossa on päivittäisenä työvälineenä toimiva, organisaation kaikki asiakirjalliset tietoaineistot sisältävä arkistonmuodostussuunnitelma, jonka henkilöstö tuntee ja jota se osaa soveltaa,
• pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista on käytössä voimassa oleva arkistolaitoksen päätös,
• arkiston jälkikäteiseltä järjestämiseltä vältytään
• tarpeeton aineisto voidaan seuloa ja hävittää tehokkaasti ja oikea-aikaisesti.