Arkistomuodostussuunnitelma AMS

ESITIEDOT		TOIMENPIDE		TULOKSET
Työjärjestys Lait ja asetukset		7. Asiakirjan aktiiviaikaisen säilyttämisen vastuuhenkilön määrittely ja säilytyspaikan määrittely		Merkitään AMS:aan

Esitiedot

Esitiedoiksi tarvitaan

• organisaation työjärjestys vastuuhenkilöiden osalta,
• organisaation tietojärjestelmät,
• organisaation arkistotilat ja
• lait ja asetukset.

Toimenpiteen kuvaus

Hyvä tiedonhallintatapa edellyttää, että asiakirjojen ja tietoaineistojen löydettävyys ja saatavuus taataan. Tähän pyritään merkitsemällä arkistonmuodostussuunnitelmaan tieto asiakirjojen ja tietoaineistojen fyysisestä sijainnista. Samoin julkisuusasetus edellyttää, että organisaatio määrittelee asiakirjojen antamista koskevan päätösvallan. Siksi organisaatio nimeää asiakirjan aktiiviaikaisen säilyttämisen vastuuhenkilöt, jotka päättävät mm. salassa pidettävien tietojen antamisesta.

Arkistonmuodostussuunnitelmaan merkitään kunkin asiakirjatyypin kohdalle, mikä toimintayksikkö arkistoi alkuperäisasiakirjan. Asiakirjojen kaksoiskappaleita ei koota työhuoneisiin, kun tiedetään, minkä toimintayksikön/toimihenkilön/työntekijän vastuulla asiakirjojen arkistointi on. Samalla estetään ylimääräisten kopioiden joutuminen päätearkistoon. Vastuu asiakirjojen luovutuksesta liittyy virka- tai toiminimikkeeseen, ei henkilönnimeen.

Lopputulos

Tämän toimenpiteen lopputuloksena vastuuhenkilöt ja säilytyspaikat on määritetty ja tiedot merkitty arkistonmuodostussuunnitelmaan.