Arkistomuodostussuunnitelma AMS

ESITIEDOT		TOIMENPIDE		TULOKSET
Henkilötietolaki		3. Henkilötietoluonteen selvittäminen		Luettelo henkilötietoja sisältävistä asiakirjallisista tiedoista ja tietojärjestelmistä

Esitiedot

Asiakirjojen henkilötietoluonteen selvittämisen esitiedoiksi tarvitaan:

• henkilötietolaki (523/1999) sekä tapauskohtaisesti erityislainsäädäntö
• mahdollisten salassa pidettävien henkilötietojen salassapitoaikojen ja
• perusteiden määrittelyssä käytetään pääsääntöisesti lakia viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999)
• olemassa olevat henkilörekisteri- ja tietojärjestelmäselosteet.

Toimenpiteen kuvaus

Henkilötietolaissa puhutaan hyvästä tietojenkäsittelytavasta, johon sisältyvät henkilötietojen käsittelyä, tietojen laatua, arkaluonteisten henkilötietojen käsittelyä sekä tietoturvallisuutta koskevat periaatteet. Siten hyvää tietojenkäsittelytapaa voidaan pitää osana hyvää tiedonhallintatapaa. Hyvän tiedonhallintatavan näkökulmasta tärkeää on henkilötietojen suojaaminen, henkilötietojen käsittelyn etukäteissuunnittelu, säilytysarvon määrittely sekä tarpeettomiksi käyneiden henkilötietojen hävittäminen.

Asiakirjojen henkilötietoluonne ja henkilötietojen käsittelyprosessit selvitetään tehtävien käsittelykuvausten ja asiakirjallisten tietojen inventoinnin yhteydessä. Samassa yhteydessä määritetään henkilötietoja sisältävien asiakirjojen ja tietojärjestelmien säilyttämistä koskevat menettelytavat ottamalla huomioon mahdollinen henkilörekisteriä koskeva erityislainsäädäntö. Arkistonmuodostussuunnitelmaan merkitään asiakirjallisten tietojen kohdalle tieto siitä, sisältyykö niihin henkilötietoja. Samalla laaditaan rekisteriselosteet tai ajantasaistetaan olemassa olevat selosteet.

Linkkejä:

Rekisteriselosteen tietosisältö www.tietosuoja.fi/2584.htm (Tietosuojavaltuutetun toimisto)

Lopputuloksena luettelo rekisteriselostetta edellyttävistä järjestelmistä

Selvittämällä arkistonmuodostussuunnitelman yhteydessä asiakirjojen henkilötietoluonne, saadaan luettelo organisaation henkilörekistereistä, arkaluonteisia henkilötietoja sisältävistä rekistereistä ja niiden salassapitoajoista.

Esimerkki on tehty valtionhallinnon näkökulmasta.