AMS laadintaprosessi
- Prosessikaavio
- AMS-etusivu
- 1. Tehtävät, tehtävien käsittelyvaiheet ja asiakirjatyypit
- 2. Julkisuus ja salassapito
- 3. Henkilötietoluonne
- 4. Säilytysajat
- 5. Säilytysmuoto
- 6. Säilytysjärjestys
- 7. Vastuuhenkilöt ja säilytyspaikat
- 8. Suojeluluokka
- 9. Arkistokaava
- 10. Suunnitelman hyväksyminen ja käyttöönotto
- 11. Suunnitelman säilyttäminen
- 12. Arkistonmuodostus- suunnitelman ylläpito
- Tulostusversio
| 2. Julkisuus- ja salassapitonäkökohtien huomioiminen |
EsitiedotEsitiedoiksi tarvitaan
Toimenpiteen kuvausJulkisuuslainsäädäntö korostaa oikeutta saada tietoa organisaation julkisista asiakirjallisista tiedoista. Toisaalta se edellyttää salassa pidettävän aineiston suojaamista ja luokittelemista. Lisäksi organisaation on määriteltävä asiakirjallisen tiedon antamista koskeva päätösvalta. Arkistonmuodostussuunnitelmaan merkitään tehtäväryhmittäin niihin sisältyvien asiakirjallisten tietojen kohdalle, ovatko tehtävään kuuluvat asiakirjalliset tiedot julkisia, salassa pidettäviä vai osittain salassa pidettäviä (asiakirja sisältää salassa pidettävää tietoa). Erityissuojattava tietoaineisto on turvaluokiteltava hyvää tiedonhallintatapaa koskevan asetuksen määräysten ja valtiovarainministeriön antamien ohjeiden mukaisesti. Arkistonmuodostussuunnitelmaan merkitään salassapitoaika, salassapitoajan päättymisen laskennan käynnistävä toiminnallisuus (esimerkiksi asiakirja on salassa pidettävä 25 vuotta asiakirjan päiväyksestä) sekä salassapidon peruste. Arkistonmuodostussuunnitelma ohjeistaa myös sitä, kuka vastaa salassa pidettävien asiakirjallisten tietojen käsittelystä ja säilyttämisestä sekä päättää salassa pidettävien tietojen antamisesta. Manuaalisessa toimintaympäristössä tietojen salassapito vaikuttaa myös säilytysjärjestyksen suunnitteluun, sillä julkiset ja salassa pidettävät asiakirjat on pyrittävä säilyttämään erikseen osa-akteina. Sähköisissä järjestelmissä salassa pidettävien tietojen käyttö määritellään käyttöoikeuksin. Lopputuloksena julkisuus- ja salassapitonäkökohtien huomioon ottamisesta:
Esimerkki on tehty valtionhallinnon näkökulmasta.
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Viimeksi päivitetty ( 24.10.2007 ) | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||

AMS