Arkistomuodostussuunnitelma AMS

ESITIEDOT		TOIMENPIDE		TULOKSET
Julkisuuslaki Erityislait Henkilötietolaki		2. Julkisuus ja salassapitonäkökohtien huomioiminen		AMS: julkiset jasalassapidettävät asiakirjat, salassapitoperusteet ja -ajat
				AMS: turvaluokiteltavat asiakirjat
				Tietoturvasuunnitelman laadinnan tukeminen

Esitiedot

Esitiedoiksi tarvitaan

• laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999), asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta (1030/1999), henkilötietolaki (523/1999), laki yksityisyyden suojasta työelämässä (477/2001), mahdolliset muut erityislait (esim. NimikirjaL 1010/1989)
• valtiovarainministeriön antama valtionhallinnon tietoaineistojen käsittelyn tietoturvallisuusohje: http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/01_ julkaisut/05_valtionhallinnon_tietoturvallisuus/3386/3388_fi.pdf
• organisaation omat ohjeet julkisuuslain soveltamisesta
• organisaation henkilörekisterit ja muut tietojärjestelmät.

Toimenpiteen kuvaus

Julkisuuslainsäädäntö korostaa oikeutta saada tietoa organisaation julkisista asiakirjallisista tiedoista. Toisaalta se edellyttää salassa pidettävän aineiston suojaamista ja luokittelemista. Lisäksi organisaation on määriteltävä asiakirjallisen tiedon antamista koskeva päätösvalta.

Arkistonmuodostussuunnitelmaan merkitään tehtäväryhmittäin niihin sisältyvien asiakirjallisten tietojen kohdalle, ovatko tehtävään kuuluvat asiakirjalliset tiedot julkisia, salassa pidettäviä vai osittain salassa pidettäviä (asiakirja sisältää salassa pidettävää tietoa). Erityissuojattava tietoaineisto on turvaluokiteltava hyvää tiedonhallintatapaa koskevan asetuksen määräysten ja valtiovarainministeriön antamien ohjeiden mukaisesti.

Arkistonmuodostussuunnitelmaan merkitään salassapitoaika, salassapitoajan päättymisen laskennan käynnistävä toiminnallisuus (esimerkiksi asiakirja on salassa pidettävä 25 vuotta asiakirjan päiväyksestä) sekä salassapidon peruste. Arkistonmuodostussuunnitelma ohjeistaa myös sitä, kuka vastaa salassa pidettävien asiakirjallisten tietojen käsittelystä ja säilyttämisestä sekä päättää salassa pidettävien tietojen antamisesta.

Manuaalisessa toimintaympäristössä tietojen salassapito vaikuttaa myös säilytysjärjestyksen suunnitteluun, sillä julkiset ja salassa pidettävät asiakirjat on pyrittävä säilyttämään erikseen osa-akteina. Sähköisissä järjestelmissä salassa pidettävien tietojen käyttö määritellään käyttöoikeuksin.

Lopputuloksena julkisuus- ja salassapitonäkökohtien huomioon ottamisesta:

• arkistonmuodostussuunnitelma sisältää tiedot organisaation julkisista ja salassa pidettävistä asiakirjoista, salassa pidettävien asiakirjojen salassapitoperusteesta ja salassapitoajasta
• arkistonmuodostussuunnitelma sisältää tiedot turvaluokitellusta ja muutoin salassa pidettävästä aineistosta sekä ohjeistaa tiedon käsittelyvaiheita ja tukee näin tietoturvasuunnitelman laatimista.

Esimerkki on tehty valtionhallinnon näkökulmasta.