Arkistomuodostussuunnitelma AMS

ESITIEDOT		TOIMENPIDE		TULOKSET
		6. Säilytysjärjestys (ei @)		Merkitään AMS:aan

Toimenpiteen kuvaus

Hyvä tiedonhallintatapa edellyttää, että asiakirjojen saatavuus ja käytettävyys pystytään turvaamaan asiakirjojen elinkaaren eri vaiheissa. Säilytysjärjestyksen suunnittelulla varmistetaan, että myös asiakirjat, joita ei rekisteröidä, löydetään nopeasti ja helposti.

Arkistonmuodostussuunnitelmaan merkitään, mitkä asiakirjat arkistoidaan samaan ryhmään (sarjaan) ja minkälaiseen järjestykseen asiakirjat kunkin ryhmän (sarjan) sisällä arkistoidaan. Säilytysjärjestystä määritettäessä on otettava huomioon asiakirjojen säilytysaika ja mahdollinen salassapito.

Pysyvästi säilytettävät ja määräajan kuluttua hävitettävät asiakirjat pyritään arkistoimaan omiksi ryhmikseen ja salassa pidettävät mahdollisuuksien mukaan erilleen julkisista asiakirjoista. Asiakirjat arkistoidaan ryhmän sisällä joko muodolliseen eli aika-, aakkos-, numero- tai maantieteelliseen järjestykseen tai asiasisältöön perustuvaan järjestykseen. Diaari tai rekisteri ohjaa siihen merkittyjen asiakirjojen arkistointia ts. asiakirjat arkistoidaan diaari- tai rekisterinumerojärjestyksessä.

Säilytettäessä asiakirjoja tehtävän mukaan määräytyvän tietosisällön (asiasisällön) mukaisesti saatavuus ja käytettävyys tehostuvat (asia-aktit). Paperiperusteista asia-aktityyppistä arkistointia käytettäessä arkistointi on suunniteltava siten, että samaan ryhmään arkistoidaan ainoastaan saman säilytysajan omaavia asiakirjallisia tietoja. Tällöin määräajan säilytettävät asiakirjalliset tiedot voidaan hävittää vaivattomasti niiden säilytysaikojen umpeuduttua ilman asiakirjakohtaista taannehtivaa seulontaa. Mikäli asia-aktiin sisältyy salassa pidettäviä asiakirjoja, säilytetään kyseiset asiakirjat aktiin sisältyvänä osa-aktina, jolloin salassa pidettävät asiakirjat on helposti erotettavissa julkisista asiakirjoista.

Myös sähköisessä ympäristössä järjestelmän asiaryhmityksen merkitys ja yhdenmukaisuus arkistonmuodostussuunnitelman tehtäväryhmityksen kanssa korostuu, koska sen avulla voidaan tarkoituksenmukaisimmin seuloa asiakirjoja. Mikäli asiakirjat tai tiedot tulostetaan tietojärjestelmästä pysyvää säilytystä varten, tulostus- ja säilytysjärjestys sekä tulostusajankohta on määriteltävä samoin kuin vastuu tulostuksesta.

Lopputulos

Lopputuloksena

• organisaation asiakirjalliset tiedot löydetään helposti ja vaivattomasti,
• asiakirjallisen tiedon seulonta on helppo toteuttaa,
• julkiset ja salassa pidettävät tiedot on erotettu toisistaan,
• asiakirjojen ja tietojen tulostustarve säilytystä ja arkistointia varten on ratkaistu.

Esimerkki on tehty valtionhallinnon näkökulmasta.