Arkistomuodostussuunnitelma AMS

ESITIEDOT		TOIMENPIDE		TULOKSET
@ Käytettävät mediat: kiintolevy on-line massamuistit (optiset levyt, nauha-robotit) off-line massamuistit COM paperi		5. Säilytysmuodon määrittely		AMS: säilytysmuodot elinkaaren eri vaiheissa

Esitiedot

Esitiedoiksi tarvitaan

• arkistolaitoksen määräys 21.3.2005 (KA 78/40/2005) pysyvästi säilytettävien asiakirjojen valmistuksessa käytettävistä materiaaleista ja menetelmistä (http://www.narc.fi/Arkistolaitos/pdf-ohjeet/sp-materiaalit.pdf)
• organisaation tietojärjestelmien asiakirjahallinnolliset ominaisuudet
• organisaation linjaukset säilytysmuodoista
• organisaation käyttämät tiedon säilytysvälineet ja säilytystilat.

Toimenpiteen kuvaus

Asiakirjallisen tiedon elinkaari alkaa tiedon laatimisesta tai vastaanottamisesta ja päättyy eri käsittelyvaiheiden jälkeen joko tiedon hävittämiseen sille vahvistetun säilytysajan umpeuduttua tai tiedon pysyvään säilyttämiseen. Käytännössä tiedon elinkaari käsittelyvaiheineen määritetään prosessi- ja tehtäväkuvausten aikana. Asiakirjallisen tiedon elinkaari jaetaan aktiivivaiheeseen, passiivivaiheeseen ja historialliseen vaiheeseen. Historialliseen vaiheeseen päätyvät pysyvästi säilytettävät tiedot.

Asiakirjallisen tiedon säilytysmuoto voi muuttua elinkaaren aikana: sähköisiin tietojärjestelmiin tai rekistereihin sisältyvät tiedot tulostetaan usein pitkäaikaissäilytystä varten paperille tai mikrofilmille. Säilytysmuotojen suunnittelussa on otettava huomioon, että rekisterit toimivat siihen merkittyjen asiakirjallisten tietojen hakemistona koko niiden elinkaaren ajan. Asiakirjallisen tiedon säilytysmuodot, niiden muutokset elinkaaren eri vaiheissa ja muutosajankohdat merkitään arkistonmuodostussuunnitelmaan.

Lopputuloksena arkistonmuodostussuunnitelma osoittaa asiakirjallisen tietoaineiston säilytysmuodot elinkaaren eri vaiheissa sekä kuvaukset säilytysmuotojen muutoksiin liittyvistä toimenpiteistä.