Arkistomuodostussuunnitelma AMS

ESITIEDOT		TOIMENPIDE		TULOKSET
Suojeluohje		8. Suojeluokan määrittely		AMS: Suojeluluokat
				Suojelusuunnitelman laadinnan helpottaminen

Esitiedot

Esitiedoiksi tarvitaan

• Arkistolaitoksen ohje asiakirjojen suojaamisesta poikkeuksellisissa oloissa 11.5.2004 http://www.narc.fi/Arkistolaitos/pdf-ohjeet/asiakirjojensuojaaminen11052004.pdf

Toimenpiteen kuvaus

Hyvä tiedonhallintatapa edellyttää, että asiakirjallisten tietojen käytettävyys ja säilyminen on turvattu kriisitilanteissa ja poikkeuksellisissa oloissa. Tätä tarkoitusta varten määritellään asiakirjallisen tiedon suojeluluokat ja merkitään ne arkistonmuodostussuunnitelmaan.

Asiakirjat jaetaan käyttötarvetta ja turvallisuusnäkökohtia silmällä pitäen kolmeen luokkaan:

1. toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömiin asiakirjoihin
2. tutkimuksellisista, juridisista tai taloudellisista syistä suojeltaviin asiakirjoihin ja
3. muihin asiakirjoihin.

Toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät asiakirjat määräytyvät organisaation toimintaa säätelevistä laeista, säädöksistä ja hallinnollisista ohjeista.

Ykkösluokkaan kuuluvilla asiakirjoilla saadaan perustoiminnot turvattua poikkeuksellisissa oloissa. Poikkeuksellisissa oloissa asiakirjat siirretään toimistotiloista turvaan ja evakuointivaiheessa ryhmän asiakirjat evakuoidaan ensimmäisinä. Mikäli ryhmään kaksi kuuluvat asiakirjat ovat ohjeiden mukaisissa päätearkistotiloissa, ne eivät poikkeuksellisissa oloissa vaadi toimenpiteitä ellei niitä sotatilan aikana (kriisitilanteissa) jouduta siirtämään muualle. Kolmanteen ryhmään kuuluvien asiakirjojen turvaaminen ei edellytä erikoistoimenpiteitä poikkeuksellisissa oloissa. Asiakirjojen paikka mainituissa luokissa voi vaihdella niiden iästä ja mahdollisesta voimassaoloajasta riippuen. Tästä syystä arkistonmuodostussuunnitelmaan kannattaa määritellä ainoastaan, kuuluvatko asiakirjat suojeluluokkaan kaksi vai kolme. Jokainen asiakirja kuuluu elinkaarensa alkuvaiheessa suojeluluokkaan yksi.

Suojelusuunnitelmaa laadittaessa on otettava huomioon, että arkisto saattaa sisältää valtakunnan tai yksilöiden turvallisuuden kannalta tärkeitä asiakirjoja ja tiedostoja, joiden tietoturvallisuuteen on kiinnitettävä erityistä huomiota. Kaikkein tärkeimpien tietojen osalta tulee arvioida mahdollinen turvakopioinnin tarve tietojen säilymisen varmistamiseksi.

Sähköisessä aineistossa suojeluluokka liittyy aineiston käytettävyyden turvaamiseen. Suojeluluokan avulla voidaan erottaa sähköisen tietoaineiston tärkeät osat ja taata niiden säilyvyys tietoteknisin menetelmin muuta aineistoa paremmin. Nykyoloissa on tärkeä tietojärjestelmä kuitenkin useimmiten syytä suojella kokonaisuutena järjestelmän toiminnallisuudet mukaan lukien. Käytännössä sähköisten aineistojen osalta suunnitellaan erityisesti kriittisen tärkeiden tietoaineistojen varmuuskopiointi.

Sähköisessä ympäristössä vahinkoihin varaudutaan toipumissuunnitelman ja poikkeusoloihin valmiussuunnitelman avulla.

Linkkejä:

Valtioneuvoston periaatepäätös valtionhallinnon tietoturvallisuudesta, VM 0024:00/02/99/1998
http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/03_muut_asiakirjat/6294_fi.pdf

Ks. myös Valtion viranomaisen tietoturvallisuustyön yleisohje, VAHTI 1/2001

Lopputuloksena suojeluluokat

Lopputuloksena

• arkistonmuodostussuunnitelma sisältää tiedot asiakirjojen ja tietojen suojeluluokista

Esimerkki on tehty valtionhallinnon näkökulmasta