AMS laadintaprosessi
- Prosessikaavio
- AMS-etusivu
- 1. Tehtävät, tehtävien käsittelyvaiheet ja asiakirjatyypit
- 2. Julkisuus ja salassapito
- 3. Henkilötietoluonne
- 4. Säilytysajat
- 5. Säilytysmuoto
- 6. Säilytysjärjestys
- 7. Vastuuhenkilöt ja säilytyspaikat
- 8. Suojeluluokka
- 9. Arkistokaava
- 10. Suunnitelman hyväksyminen ja käyttöönotto
- 11. Suunnitelman säilyttäminen
- 12. Arkistonmuodostus- suunnitelman ylläpito
- Tulostusversio
Opas arkistonmuodostussuunnitelman laatimiseksi ja ylläpitämiseksi
Arkistonmuodostussuunnitelma (lyh. AMS) on
- organisaation asiakirjallisten tietojen käsittelyn, rekisteröinnin ja säilyttämisen ohjeisto
- sisältää organisaation kaikki kertyvät asiakirjat ja tietoaineistot sekä niiden rekisteröintiin ja käsittelyyn liittyvät järjestelmät ja menetelmät
- on osa organisaation asiakirjahallinnon käsikirjaa.
Tämä Kansallisarkiston tuottama verkko-opas on tarkoitettu avuksi ja työkaluksi arkistonmuodostussuunnitelman laatimisessa ja ylläpidossa. Oppaan prosessikaavio havainnollistaa arkistonmuodostussuunnitelman laadinnan työvaiheet, tarvittavat esitiedot ja kunkin vaiheen lopputulokset. Kaavio täydentää arkistolaitoksen keväällä 2000 antamaa suositusta arkistonmuodostussuunnitelman laadinnan, käytön ja ylläpidon periaatteista. Opas on jaettu kahteen osaan, joista toisessa kuvataan paperiarkistointiin tähtäävän arkistonmuodostussuunnitelman tietosisältö ja toisessa sähköistä toimintaympäristöä palvelevan arkistonmuodostussuunnitelman tietosisältö. Jälkimmäisessä osassa kuvataan ainoastaan sähköisen toimintaympäristön arkistonmuodostussuunnitelmalle asettamat erityisvaatimukset, jotka perustuvat pääasiassa SÄHKEessä esitettyihin vaatimuksiin.
Voit tutustua oppaan sisältöön esim.:
- etenemällä alla olevien linkkien kautta, jolloin saat käsityksen koko prosessista siihen liittyvine vaiheineen,
- perehtymällä johonkin yksittäiseen vaiheeseen viereisen hakemiston avulla tai
Opasta varten on laadittu mallilomakkeita, joilla arkistonmuodostussuunnitelma voidaan dokumentoida:
- Muokattavissa oleva AMS-lomake (MS Excel 2000 -tiedosto)
- Tulostettava AMS-lomake (PDF-tiedosto)
Arkistonmuodostussuunnitelma – miksi ja miten?
Arkistonmuodostussuunnitelman prosessikaavio
Kehitämme jatkuvasti palveluamme ja otamme mielellämme vastaan palautetta.
Lähetä kommenttisi tai muutosehdotuksesi osoitteeseen kansallisarkisto@narc.fi
1. Tehtävät, tehtävien käsittelyvaiheet ja asiakirjatyypit
| ESITIEDOT | TOIMENPIDE | TULOKSET | ||
| Lait Asetukset Toimintakertomukset Työjärjestys |
1. Tehtävien ja käsittelyvaiheiden määrittely | AMS: Tehtäväkaavio |
Esitiedot
Tehtävien ja tehtävien käsittelyvaiheiden kartoituksen perustaksi tarvitaan:
- organisaatiota koskevat lait, asetukset, ohjesäännöt
- toimintastrategiat, laatukäsikirjat, toimintakertomukset ja työjärjestykset
- prosessikuvaukset
- JHS-suositus Julkishallinnon asiakirjallisten tietojen tehtäväluokituksesta
- organisaation tämänhetkiset rekisteröintikäytännöt ja –tarpeet
- organisaation sähköiseen asiointiin liittyvät menettelytavat ja kehittämistarpeet
- arkistolaitoksen kirjaamista/rekisteröintiä/asiankäsittelyjärjestelmiä koskevat määräykset ja ohjeet
- laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) muutoksineen
- asetus viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta (1030/1999)
- laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003)
- henkilötietolaki (523/1999)
Toimenpiteen kuvaus
Hyvä tiedonhallintatapa edellyttää, että organisaatiolla on ajantasaiset pysyvät kuvaukset omista tehtävistään ja tehtävien yhteydessä kertyvistä asiakirjoista ja tiedoista. Kuvauksilla tarkoitetaan organisaation hoitamien tehtävien kartoittamista sekä tehtäviin liittyvien käsittelyvaiheiden selvittämistä.
Yleensä organisaatiot ovat kuvanneet prosesseja tietojärjestelmien suunnittelu- ja määrittelyvaiheessa tai laatutyötä varten. Pelkkä nykytilan kuvaaminen ei riitä, vaan tarkoituksenmukaista on käydä läpi myös prosesseihin liittyvät kehittämistarpeet. Prosessien ja tehtävien käsitteelliset ja hierarkkiset suhteet vaihtelevat eri organisaatioissa riippuen siitä, miten organisaatio on omia prosessejaan kuvannut.
Mikäli prosessien kuvaamisessa lähtökohdaksi on otettu organisaation tehtävät, ovat prosessikuvaukset yleensä suoraan hyödynnettävissä arkistonmuodostussuunnitelmaan tehtävien käsittelyvaiheiksi. Mikäli organisaatio taas on kuvannut ns. perusprosesseja eli esimerkiksi lausuntoprosessin, päätösprosessin, muutoksenhakuprosessin, liitetään nämä perusprosessikuvaukset jokaisen tehtävän yhteyteen, joihin kyseinen perusprosessi sisältyy.
Organisaation tehtävät jaetaan hierarkkisesti päätehtäviin, tehtäviin ja alatehtäviin. Käsittelyvaihekuvaukset liitetään tehtävähierarkian alimmalle tasolle. Tehtävien luokittelussa käytetään hyväksi julkishallinnon asiakirjallisten tietojen tehtäväluokitusta, jossa on pyritty määrittelemään julkishallinnon organisaatioiden päätehtävät ja tehtävät. Päätehtävät jaetaan kahteentoista luokkaan seuraavasti (alustava):
-
00 Yleishallinto
01 Henkilöstöhallinto
02 Taloushallinto, verotus ja omaisuuden hallinta
03 Lainsäädäntö ja laillisuus
04 Kansainvälinen yhteistyö
05 Sosiaalihuolto ja sosiaaliturva
06 Terveydenhuolto
07 Järjestys ja turvallisuus
08 Maankäyttö, rakentaminen ja asuminen
09 Ympäristönsuojelu
10 Opetus-, tutkimus- ja sivistystoimi
11 Elinkeinopalvelut ja liiketoiminta
Yksittäinen organisaatio syventää yllä olevaa luokitusta omien tarpeittensa mukaan. Toinen vaihtoehto on, että yksittäinen organisaatio sitoo oman luokituksensa julkishallinnon tehtäväluokitukseen tätä kuvaavalla, arkistonmuodostussuunnitelmaan määriteltävällä viittauksella. Liian hienojakoista luokitusta kannattaa välttää, sillä sellaisen luokituksen käyttäminen on hankalaa ja sitä on vaikea ajantasaistaa. Luokitus numeroidaan juoksevasti siten, että jokainen taso kuvataan kahdella numerolla. Tällöin päätehtävä yleishallinto saa numeron 00, tehtävä hallinnon ohjaus ja kehittäminen numeron 00 01 ja mahdollisten tehtäväluokkaan kuuluvien alatehtävien ensimmäinen numero on 00 01 00.
Tehtävien käsittelyvaiheiden kuvaamisen yhteydessä kartoitetaan vaiheisiin liittyvät asiakirjalliset tiedot ja ne tietojärjestelmät, joissa tehtäviä ja asiakirjallisia tietoja käsitellään ja tallennetaan tai jonne ne rekisteröidään. Tämä onnistuu sangen helposti, mikäli tavoitetilan prosessikuvaukset on ulotettu asiakirjallisten tietojen tasolle. Asiakirjalliset tiedot merkitään arkistonmuodostussuunnitelmaan sen käsittelyvaiheen yhteyteen, jossa se luodaan tai jonka seurauksena se organisaatioon saapuu.
Mikäli tavoitetilan prosessikuvaukset kuvaavat vain toimintaa, asiakirjallisten tietojen selvittämisessä tukeudutaan olemassa olevaan arkistonmuodostussuunnitelmaan ja organisaation käyttämiin tietojärjestelmiin (erityisesti asiankäsittelyjärjestelmään). Usein joudutaan laatimaan inventointi- tai kysymyslomakkeita, jotka asiakirjallisia tietoja käsittelevät henkilöt täyttävät. Lomakkeet kannattaa esitäyttää mahdollisimman pitkälle esimerkiksi tehtävien, käsittelyvaihetietojen sekä tämänhetkisten arkistonmuodostussuunnitelmatietojen osalta. Lomakkeissa käytettävät käsitteet kannattaa määritellä. Tällöin lomakkeen täyttäjän on helppo yksilöidä työtehtävissään syntyvät ja saapuvat asiakirjat, tietojärjestelmät sekä mahdolliset asiakirjallisten tietojen hallintaan ja säilyttämiseen liittyvät uudistamis- tai päivitystarpeet erityisesti säilytysaikojen, säilytysmuotojen ja julkisuutta koskevien tietojen kohdalla. On hyvä suosia yksinkertaisia, yleistajuisia kysymyksiä, jotka eivät vaadi täyttäjältä asiakirjahallinnon asiantuntemusta. Varteenotettava vaihtoehto on, että lomakkeet täytetään yhdessä keskustelemalla.
Asiakirjallisten tietojen inventoinnin yhteydessä selvitään tietojen rekisteröintikäytännöt ja rekisteröintiin liittyvät uudistamistarpeet. Jokaisen asiakirjallisen tiedon kohdalle arkistonmuodostussuunnitelmaan merkitään myös sen tietojärjestelmän tai rekisterin nimi, jonne kyseinen asiakirjallinen tieto rekisteröidään tai jonne se tallennetaan.
Rekisteröinnin suunnittelu ja kehittäminen arkistonmuodostuksen yhteydessä on tärkeää, koska tällöin saadaan
- kartoitettua organisaation ylläpitämät tai käyttämät rekisterit, diaarit, hakemistot ja luettelot
- selvitettyä eri rekistereihin tallennettavat tiedot sekä
- tehostettua asioiden ja asiakirjallisten tietojen käsittelyprosesseja
Näin vältytään hyvän tiedonhallintatavan vaatimusten mukaisesti päällekkäiseltä rekisteröinniltä ja arkistoinnilta ja turvataan kansalaisten oikeus saada ajantasaista tietoa organisaation käsittelemistä julkisista asioista ja niiden käsittelyvaiheista.
Rekisterissä tai tietojärjestelmässä käytettävä luokitus perustuu arkistonmuodostussuunnitelman tehtäväluokitukseen.
Asiakirjallisten tietojen selvittämisen yhteydessä on muistettava ottaa huomioon myös tietojärjestelmistä ja rekistereistä tulostettavat raportit. Tehtäväkohtaisista tietojärjestelmistä tulostettavat raportit merkitään tehtävittäin käsittelyvaiheen mukaiseen kohtaan arkistonmuodostussuunnitelmaan.
Tietojärjestelmä voi olla käyttötarkoitukseltaan ja rakenteeltaan olla sellainen, ettei sen tietosisällöstä voida erottaa selkeitä asiakirjallisia tietoja tai ettei näkymiä voida lukita asiakirjoiksi. Silloin tietokannan tietosisältö on tehtävittäin purettava arkistonmuodostussuunnitelmaan ja määriteltävä tietojen sisältämät tiedot tai tietokannasta tulostettavat raportit, joita säilytetään. Tietojärjestelmän tietosisällön kuvaamisessa voidaan käyttää apuna julkisuus- ja henkilötietolakien edellyttämiä tietojärjestelmä- ja rekisteriselosteita.
Tehtävien, prosessien ja käsittelyvaiheiden selvittäminen on ryhmätyötä, johon osallistuvat tehtäviä hoitavat henkilöt, arkistonhoitaja, kirjaajat sekä tietojärjestelmäasiantuntijat.
Lopputulos
- organisaation tehtävät on kartoitettu, selvitetty ja nimetty
- arkistonmuodostussuunnitelman rakenne perustuu organisaation tehtäväluokitukseen
- tehtävien käsittelyvaiheet ja niihin liittyvät asiakirjalliset tiedot on selvitetty ja käytäntöjä on tarpeen vaatiessa uudistettu
- tietojärjestelmien sisältämät asiakirjalliset tiedot sekä niiden käsittely- ja säilytyskäytännöt on selvitetty
- tietojärjestelmistä otettavat raportit on määritetty
- tietojärjestelmissä käytettävät luokitukset perustuvat arkistonmuodostussuunnitelman tehtäväluokitukseen
- arkistonmuodostussuunnitelmasta saadaan julkisuuslain edellyttämä luettelo organisaation tietojärjestelmistä sekä järjestelmien ja rekisterien tietosisällöstä
- arkistonmuodostussuunnitelmasta ilmenevien tietojen avulla on helppo laatia ja ylläpitää julkisuuslain vaatimia tietojärjestelmäselosteita ja henkilötietolain edellyttämiä rekisteriselosteita
- arkistonmuodostussuunnitelma osoittaa eri tietojärjestelmien väliset suhteet, jolloin vältytään päällekkäiseltä rekisteröinniltä
Esimerkki on tehty valtionhallinnon näkökulmasta.
| 01 HENKILÖSTÖHALLINTO | ||
|---|---|---|
| 01.02 Palvelussuhteen hoito | ||
| 01.02.00 Virkojen ja työsopimussuhteisten tehtävien täyttäminen | ||
| Tehtävän käsittelyn kulun kuvaus = Käsittelyvaiheet |
Syntyvät tiedot /asiakirjakokonaisuus /asiakirjan nimi = Asiakirjallinen tieto | Rekisteröinti/ tietojärjestelmä |
| Vireillepano | ||
| Aukijulistaminen | ||
| Hakuilmoituksen laatiminen | hakuilmoitus | AKJ = asiankäsittelyjärjestelmä |
| Hakuilmoituksen julkaiseminen kotisivu ilmoitustaulu lehti |
||
| Hakemuksen vastaanottaminen | hakemukset | AKJ |
| hakemuksen liitteet | AKJ | |
| Valmistelu | ||
| Hakemusten käsittely | ||
| yhteenvetojen tekeminen | yhteenvetoluettelot | AKJ |
| Haastattelut | ||
| kutsuminen | ||
| haastattelutilanne |
haastattelumuistiot | |
| Soveltuvuuden testaus | soveltuvuustestitulokset | AKJ |
| Päätöksenteko | ||
| esittely | esittelymuistiot | AKJ |
| päätöksenteko | päätös | AKJ |
| Viran/toimen vastaanottaminen | ||
| ilmoittaminen | kirje | AKJ |
| Viran/toimen aloittaminen | ||
| Nimittämiskirjan laatiminen | nimittämiskirja | AKJ |
| työsopimuksen laatiminen | työsopimus | AKJ |
| Muutoksenhaku | ||
| valittaminen | valitukset | AKJ |
| vastineet | AKJ | |
2. Julkisuus- ja salassapitonäkökohtien huomioiminen
| ESITIEDOT | TOIMENPIDE | TULOKSET | ||
| Julkisuuslaki Erityislait Henkilötietolaki |
2. Julkisuus ja salassapitonäkökohtien huomioiminen | AMS: julkiset jasalassapidettävät asiakirjat, salassapitoperusteet ja -ajat | ||
| AMS: turvaluokiteltavat asiakirjat | ||||
| Tietoturvasuunnitelman laadinnan tukeminen |
Esitiedot
Esitiedoiksi tarvitaan
- laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999), asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta (1030/1999), henkilötietolaki (523/1999), laki yksityisyyden suojasta työelämässä (477/2001), mahdolliset muut erityislait (esim. NimikirjaL 1010/1989)
- valtiovarainministeriön antama valtionhallinnon tietoaineistojen käsittelyn tietoturvallisuusohje: http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/01_ julkaisut/05_valtionhallinnon_tietoturvallisuus/3386/3388_fi.pdf
- organisaation omat ohjeet julkisuuslain soveltamisesta
- organisaation henkilörekisterit ja muut tietojärjestelmät.
Toimenpiteen kuvaus
Julkisuuslainsäädäntö korostaa oikeutta saada tietoa organisaation julkisista asiakirjallisista tiedoista. Toisaalta se edellyttää salassa pidettävän aineiston suojaamista ja luokittelemista. Lisäksi organisaation on määriteltävä asiakirjallisen tiedon antamista koskeva päätösvalta.
Arkistonmuodostussuunnitelmaan merkitään tehtäväryhmittäin niihin sisältyvien asiakirjallisten tietojen kohdalle, ovatko tehtävään kuuluvat asiakirjalliset tiedot julkisia, salassa pidettäviä vai osittain salassa pidettäviä (asiakirja sisältää salassa pidettävää tietoa). Erityissuojattava tietoaineisto on turvaluokiteltava hyvää tiedonhallintatapaa koskevan asetuksen määräysten ja valtiovarainministeriön antamien ohjeiden mukaisesti.
Arkistonmuodostussuunnitelmaan merkitään salassapitoaika, salassapitoajan päättymisen laskennan käynnistävä toiminnallisuus (esimerkiksi asiakirja on salassa pidettävä 25 vuotta asiakirjan päiväyksestä) sekä salassapidon peruste. Arkistonmuodostussuunnitelma ohjeistaa myös sitä, kuka vastaa salassa pidettävien asiakirjallisten tietojen käsittelystä ja säilyttämisestä sekä päättää salassa pidettävien tietojen antamisesta.
Manuaalisessa toimintaympäristössä tietojen salassapito vaikuttaa myös säilytysjärjestyksen suunnitteluun, sillä julkiset ja salassa pidettävät asiakirjat on pyrittävä säilyttämään erikseen osa-akteina. Sähköisissä järjestelmissä salassa pidettävien tietojen käyttö määritellään käyttöoikeuksin.
Lopputuloksena julkisuus- ja salassapitonäkökohtien huomioon ottamisesta:
- arkistonmuodostussuunnitelma sisältää tiedot organisaation julkisista ja salassa pidettävistä asiakirjoista, salassa pidettävien asiakirjojen salassapitoperusteesta ja salassapitoajasta
- arkistonmuodostussuunnitelma sisältää tiedot turvaluokitellusta ja muutoin salassa pidettävästä aineistosta sekä ohjeistaa tiedon käsittelyvaiheita ja tukee näin tietoturvasuunnitelman laatimista.
Esimerkki on tehty valtionhallinnon näkökulmasta.
| 01 HENKILÖSTÖHALLINTO | |||
|---|---|---|---|
| 01.02 Palvelussuhteen hoito | |||
| 01.02.00 Virkojen ja työsopimussuhteisten tehtävien täyttäminen | |||
| Tehtävän käsittelyn kulun kuvaus = Käsittelyvaiheet |
Syntyvät tiedot /asiakirjakokonaisuus /asiakirjan nimi = Asiakirjallinen tieto | Rekisteröinti/ tietojärjestelmä |
Julkisuus |
| Vireillepano | |||
| Aukijulistaminen | |||
| Hakuilmoituksen laatiminen | hakuilmoitus | AKJ | J |
| Hakuilmoituksen julkaiseminen kotisivu ilmoitustaulu lehti |
|||
| Hakemuksen vastaanottaminen | hakemukset | AKJ | J |
| hakemuksen liitteet | AKJ | (J) | |
| Valmistelu | |||
| Hakemusten käsittely | |||
| yhteenvetojen tekeminen | yhteenvetoluettelot | AKJ | J |
| Haastattelut | |||
| kutsuminen | |||
| haastattelutilanne |
haastattelumuistiot | S,JulkL § 24 1mom, 29 k 50/100 v |
|
| Soveltuvuuden testaus | soveltuvuustestitulokset | AKJ | S,JulkL § 24 1mom, 29 k 50/100 v |
| Päätöksenteko | |||
| esittely | esittelymuistiot | AKJ | S,JulkL § 24 1mom, 29 k 50/100 v |
| päätöksenteko | päätös | AKJ | J |
| Tiedoksianto | |||
| ilmoittaminen hakijoille | kirje | AKJ | J |
| päätösote | AKJ | J | |
| Viran/toimen vastaanottaminen | |||
| ilmoittaminen hakijoille | kirje | AKJ | J |
| Viran/toimen aloittaminen | |||
| Nimittämiskirjan laatiminen | nimittämiskirja | AKJ | J |
| työsopimuksen laatiminen | työsopimus | AKJ | J |
| Muutoksenhaku | |||
| valittaminen | valitukset | AKJ | |
| vastineet | AKJ | ||
3. Henkilötietoluonteen selvittäminen
| ESITIEDOT | TOIMENPIDE | TULOKSET | ||
| Henkilötietolaki | 3. Henkilötietoluonteen selvittäminen | Luettelo henkilötietoja sisältävistä asiakirjallisista tiedoista ja tietojärjestelmistä | ||
Esitiedot
Asiakirjojen henkilötietoluonteen selvittämisen esitiedoiksi tarvitaan:
- henkilötietolaki (523/1999) sekä tapauskohtaisesti erityislainsäädäntö
- mahdollisten salassa pidettävien henkilötietojen salassapitoaikojen ja
- perusteiden määrittelyssä käytetään pääsääntöisesti lakia viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999)
- olemassa olevat henkilörekisteri- ja tietojärjestelmäselosteet.
Toimenpiteen kuvaus
Henkilötietolaissa puhutaan hyvästä tietojenkäsittelytavasta, johon sisältyvät henkilötietojen käsittelyä, tietojen laatua, arkaluonteisten henkilötietojen käsittelyä sekä tietoturvallisuutta koskevat periaatteet. Siten hyvää tietojenkäsittelytapaa voidaan pitää osana hyvää tiedonhallintatapaa. Hyvän tiedonhallintatavan näkökulmasta tärkeää on henkilötietojen suojaaminen, henkilötietojen käsittelyn etukäteissuunnittelu, säilytysarvon määrittely sekä tarpeettomiksi käyneiden henkilötietojen hävittäminen.
Asiakirjojen henkilötietoluonne ja henkilötietojen käsittelyprosessit selvitetään tehtävien käsittelykuvausten ja asiakirjallisten tietojen inventoinnin yhteydessä. Samassa yhteydessä määritetään henkilötietoja sisältävien asiakirjojen ja tietojärjestelmien säilyttämistä koskevat menettelytavat ottamalla huomioon mahdollinen henkilörekisteriä koskeva erityislainsäädäntö. Arkistonmuodostussuunnitelmaan merkitään asiakirjallisten tietojen kohdalle tieto siitä, sisältyykö niihin henkilötietoja. Samalla laaditaan rekisteriselosteet tai ajantasaistetaan olemassa olevat selosteet.
Linkkejä:
Rekisteriselosteen tietosisältö www.tietosuoja.fi/2584.htm (Tietosuojavaltuutetun toimisto)
Lopputuloksena luettelo rekisteriselostetta edellyttävistä järjestelmistä
Selvittämällä arkistonmuodostussuunnitelman yhteydessä asiakirjojen henkilötietoluonne, saadaan luettelo organisaation henkilörekistereistä, arkaluonteisia henkilötietoja sisältävistä rekistereistä ja niiden salassapitoajoista.
Esimerkki on tehty valtionhallinnon näkökulmasta.
| 01 HENKILÖSTÖHALLINTO | ||||
|---|---|---|---|---|
| 01.02 Palvelussuhteen hoito | ||||
| 01.02.00 Virkojen ja työsopimussuhteisten tehtävien täyttäminen | ||||
| Tehtävän käsittelyn kulun kuvaus = Käsittelyvaiheet |
Syntyvät tiedot /asiakirjakokonaisuus /asiakirjan nimi = Asiakirjallinen tieto | Rekisteröinti/ tietojärjestelmä |
Julkisuus | Henkilö- tietoluonne |
| Vireillepano | ||||
| Aukijulistaminen | ||||
| Hakuilmoituksen laatiminen | hakuilmoitus | AKJ | J | E |
| Hakuilmoituksen julkaiseminen kotisivu ilmoitustaulu lehti |
||||
| Hakemuksen vastaanottaminen | hakemukset | AKJ | J | K |
| hakemuksen liitteet | AKJ | (J) | K | |
| Valmistelu | ||||
| Hakemusten käsittely | ||||
| yhteenvetojen tekeminen | yhteenvetoluettelot | AKJ | J | K |
| Haastattelut | ||||
| kutsuminen | ||||
| haastattelutilanne |
haastattelumuistiot | S,JulkL § 24 1mom, 29 k 50/100 v |
K | |
| Soveltuvuuden testaus | soveltuvuustestitulokset | AKJ | S,JulkL § 24 1mom, 29 k 50/100 v |
K |
| Päätöksenteko | ||||
| esittely | esittelymuistiot | AKJ | S,JulkL § 24 1mom, 29 k 50/100 v |
K |
| päätöksenteko | päätös | AKJ | J | K |
| Tiedoksianto | ||||
| ilmoittaminen hakijoille | kirje | AKJ | J | K |
| päätösote | AKJ | J | K | |
| Viran/toimen vastaanottaminen | ||||
| ilmoittaminen hakijoille | kirje | AKJ | J | K |
| Viran/toimen aloittaminen | ||||
| Nimittämiskirjan laatiminen | nimittämiskirja | AKJ | J | K |
| työsopimuksen laatiminen | työsopimus | AKJ | J | K |
| Muutoksenhaku | ||||
| valittaminen | valitukset | AKJ | K | |
| vastineet | AKJ | K | ||
4. Säilytysaikojen määrittely
| ESITIEDOT | TOIMENPIDE | TULOKSET | ||
| Seulontanormi Erityissäädökset |
4. Säilytysaikojen määrittely | AMS: Säilytysajat | ||
Esitiedot
Esitiedoiksi tarvitaan:
- arkistolaitoksen seulontapäätökset,
- valtionhallinnon asiakirjojen seulontaa ja hävittämistä koskeva normi (2.6.2003, KA 216/40/03), jossa määrätään määräajan säilytettävät yleis-, talous- ja henkilöstöhallinnon asiakirjalliset tiedot sekä yleisesti organisaatioissa esiintyvät päämäärätehtävien asiakirjalliset tiedot (hallinnollinen kirjeenvaihto, tietotekniikka, kartat ja piirustukset, audiovisuaaliset tallenteet),
- kirjanpitolaki (1336/1997),
- arkistolaitoksen 10.5.2004 tekemä päätös valtion virastojen ja laitosten kirjanpitoaineiston pysyvästä säilyttämisestä (KA 66/43/04),
- Valtiokonttorin 10.5.2005 antama määräys kirjanpitoaineiston säilytysajoista (122/03/2005),
- erityislakien määräykset asiakirjojen säilytysajoista, esimerkiksi määräykset perukirjojen säilyttämisestä (laki perintökaaren 20 luvun muuttamisesta 733/1994 § 12 a), tietojen poistamisesta väestötietojärjestelmästä (väestötietolaki 507/1993 § 7, väestötietoasetus 886/1993 § 13), tietojen poistaminen rikosrekisteristä (rikosrekisterilaki 770/1993 § 10) ja tietojen poistaminen rikosseuraamusviraston henkilörekistereistä (laki henkilötietojen käsittelystä rangaistusten täytäntöönpanossa 422/2002 § 25).
Toimenpiteen kuvaus
Hyvä tiedonhallintatapa edellyttää, että organisaatio arvioi asiakirjojensa ja tietojärjestelmiinsä tallennettujen tietojen merkityksen. Käytännössä tämä tarkoittaa asiakirjallisten tietojen säilytysarvon (säilytysajan pituuden) määrittelyä. Arvonmäärityksen lähtökohtana on erottaa keskeiset ja merkitykselliset tiedot vähemmän tärkeistä ja merkityksettömistä tiedoista. Säilytysaikojen määrittely ja tarpeettomiksi käyneiden tietoaineistojen hävittäminen on tärkeää tietojen käytettävyyden sekä säilytys- ja käyttökustannusten kannalta.
Asiakirjallisten tietojen säilytysaikojen määrittelyyn vaikuttaa ensisijaisesti se, kuinka kauan tietoja tarvitaan tehtävien hoitamisessa. Arkistonmuodostussuunnitelmaa tekevä organisaatio tuntee tehtäväaluettaan koskevat säädökset ja määräykset sekä niiden vaikutuksen asiakirjallisten tietojen säilytystarpeeseen oikeusturvan takaamiseksi. Lisäksi on otettava huomioon organisaation asiakirjojen voimassaolevat säilytysajat ja arkistolaitoksen antama yleisohjeistus.
Asiakirjallisten tietojen säilytysaikojen määrittämiseen vaikuttavat asioiden käsittelyaika, organisaation toimintatapa, ulkoinen ja sisäinen valvonta ja seuranta, tietoturva ja tietosuoja, julkishallinnon ohjauksen ja tilastoinnin tarpeet, yksilön ja yhteisön oikeusturva sekä tietojen merkitys tutkimukselle.
Asioiden käsittelyaika tarkoittaa käsiteltävien asioiden vireilläoloaikaa sekä valitus- ja muutoksenhakumahdollisuuksia. Aikaisemmin päätettyjä ja ratkaistuja asioita hyödynnetään usein myöhemmässä päätöksenteossa ja toiminnassa. Ulkopuoliset ja sisäiset toiminnan ja talouden tarkastajat voivat tarvita monenlaisia asiakirjoja selvittääkseen ja tutkiakseen organisaation toiminnan tarkoituksenmukaisuutta ja varojen käytön oikeellisuutta. Mahdolliset väärinkäytökset osoitetaan asiakirjallisten tietojen avulla. Organisaation toimintaan liittyviä tilastoja käytetään mm. tulosneuvotteluissa, toiminta- ja taloussuunnitelmissa sekä toimintakertomuksissa. Yksilön oikeusturvan varmistamiseksi mm. eläke-etuuksiin, omistusoikeuteen ja terveyden- ja sairaanhoitoon liittyviä tiedostoja on säilytettävä riittävän kauan. Myös yhteisöjen oikeusturva on pystyttävä takaamaan. Lisäksi on tärkeää, että organisaatio arvioi asiakirjallisten tietojensa tutkimuksellista merkitystä.
Jokaiselle asiakirjalliselle tiedolle on pyrittävä määrittämään konkreettinen säilytysaika, jotta määräajan säilytettävien asiakirjallisten tietojen seulonta ja hävittäminen olisi mahdollisimman helppoa ja vaivatonta. Manuaalista arkistointia palvelevaan arkistonmuodostussuunnitelmaan merkitään asiakirjan säilytysaika työhuoneessa ja kokonaissäilytysaika. Säilytysajat kannattaa tarkistuttaa organisaation lakimiehellä. Säilytysaikojen määrittelyssä on tarkoituksenmukaista käyttää vain muutamaa säilytysaikaa.
Arkistonmuodostussuunnitelmaan merkitään asiakirjallisen tiedon kohdalle myös se säädös, määräys tai ohje, johon säilytysaika perustuu. Lisäksi määritetään se toiminnallisuus, josta määräaikaisen säilytysajan päättyminen lasketaan (esimerkiksi asiakirja säilytetään kymmenen vuotta asian lopullisesta päätöksestä).
Pysyvään säilytykseen määritettävät tiedot valaisevat organisaation kehitysvaiheita, tehtävien hoidossa ja päätöksenteossa noudatettavia periaatteita ja menettelytapoja, aikaansaatuja tuloksia sekä henkilöstöä. Päämääränä on säilyttää pysyvästi näitä asioita kuvaavat keskeiset kokonaisuudet. Samansisältöisen tiedon moninkertaista säilyttämistä on vältettävä. Pysyvästi säilytetään noin 10-15 prosenttia organisaation asiakirjallisista tiedoista. Arkistolaitoksen pysyvään säilytykseen määräämien tietojen kohdalle lisätään säilytysaikaperusteeseen viittaus arkistolaitoksen tekemään päätökseen.
Arkistonmuodostussuunnitelmaan on merkittävä jokaisen tehtäväryhmän kohdalle tieto kyseisen ryhmän vuosikartunnasta.
Lopputuloksena arkistonmuodostussuunnitelman säilytysajat
Lopputuloksena
- organisaation tehtävien hoidon tuloksena kertyville asiakirjallisille tiedoille on määritetty konkreettiset säilytysajat, säilytysaikojen perusteet ja säilytysajan päättymisen laskennan käynnistävät toiminnallisuudet
- säilytysajat on jaettu aktiiviaikaisen säilytysajan pituuteen (säilytysaika työhuoneessa) sekä kokonaissäilytysaikaan
- arkistonmuodostussuunnitelmasta ilmenee jokaisen tehtävän asiakirjallisten tietojen vuosikartunta.
Esimerkki on tehty valtionhallinnon näkökulmasta.
| 01 HENKILÖSTÖHALLINTO | ||||
|---|---|---|---|---|
| 01.02 Palvelussuhteen hoito | ||||
| 01.02.00 Virkojen ja työsopimussuhteisten tehtävien täyttäminen | ||||
| Tehtävän käsittelyn kulun kuvaus = Käsittelyvaiheet |
Syntyvät tiedot /asiakirjakokonaisuus /asiakirjan nimi = Asiakirjallinen tieto | Rekisteröinti/ tietojärjestelmä |
Säilytysaika työpiste |
Kokonais- säilytysaika |
| Vireillepano | ||||
| Aukijulistaminen | ||||
| Hakuilmoituksen laatiminen | hakuilmoitus | AKJ | 2 v | |
| Hakuilmoituksen julkaiseminen kotisivu ilmoitustaulu lehti |
||||
| Hakemuksen vastaanottaminen | hakemukset | AKJ | 2 v, valitun poa | |
| hakemuksen liitteet | AKJ | 2 v, valitun poa | ||
| Valmistelu | ||||
| Hakemusten käsittely | ||||
| yhteenvetojen tekeminen | yhteenvetoluettelot | AKJ | pysyvä | |
| Haastattelut | ||||
| kutsuminen | ||||
| haastattelutilanne |
haastattelumuistiot | 2 v | ||
| Soveltuvuuden testaus | soveltuvuustestitulokset | AKJ | 2 v | |
| Päätöksenteko | ||||
| esittely | esittelymuistiot | AKJ | pysyvä | |
| päätöksenteko | päätös | AKJ | pysyvä | |
| Tiedoksianto | ||||
| ilmoittaminen hakijoille | kirje | AKJ | 2 v | 2 v |
| päätösote | AKJ | 2 v | 2 v | |
| Viran/toimen vastaanottaminen | ||||
| ilmoittaminen hakijoille | kirje | AKJ | 2 v | 2 v |
| Viran/toimen aloittaminen | ||||
| Nimittämiskirjan laatiminen | nimittämiskirja | AKJ | poa + 10 v | |
| työsopimuksen laatiminen | työsopimus | AKJ |
voa + 10 v |
|
| Muutoksenhaku | ||||
| valittaminen | valitukset | AKJ | pysyvä | |
| vastineet | AKJ | pysyvä | ||
5. Säilytysmuodon määrittely
| ESITIEDOT | TOIMENPIDE | TULOKSET | ||
@ Käytettävät mediat:
|
5. Säilytysmuodon määrittely | AMS: säilytysmuodot elinkaaren eri vaiheissa | ||
Esitiedot
Esitiedoiksi tarvitaan
- arkistolaitoksen määräys 21.3.2005 (KA 78/40/2005) pysyvästi säilytettävien asiakirjojen valmistuksessa käytettävistä materiaaleista ja menetelmistä (http://www.narc.fi/Arkistolaitos/pdf-ohjeet/sp-materiaalit.pdf)
- organisaation tietojärjestelmien asiakirjahallinnolliset ominaisuudet
- organisaation linjaukset säilytysmuodoista
- organisaation käyttämät tiedon säilytysvälineet ja säilytystilat.
Toimenpiteen kuvaus
Asiakirjallisen tiedon elinkaari alkaa tiedon laatimisesta tai vastaanottamisesta ja päättyy eri käsittelyvaiheiden jälkeen joko tiedon hävittämiseen sille vahvistetun säilytysajan umpeuduttua tai tiedon pysyvään säilyttämiseen. Käytännössä tiedon elinkaari käsittelyvaiheineen määritetään prosessi- ja tehtäväkuvausten aikana. Asiakirjallisen tiedon elinkaari jaetaan aktiivivaiheeseen, passiivivaiheeseen ja historialliseen vaiheeseen. Historialliseen vaiheeseen päätyvät pysyvästi säilytettävät tiedot.
Asiakirjallisen tiedon säilytysmuoto voi muuttua elinkaaren aikana: sähköisiin tietojärjestelmiin tai rekistereihin sisältyvät tiedot tulostetaan usein pitkäaikaissäilytystä varten paperille tai mikrofilmille. Säilytysmuotojen suunnittelussa on otettava huomioon, että rekisterit toimivat siihen merkittyjen asiakirjallisten tietojen hakemistona koko niiden elinkaaren ajan. Asiakirjallisen tiedon säilytysmuodot, niiden muutokset elinkaaren eri vaiheissa ja muutosajankohdat merkitään arkistonmuodostussuunnitelmaan.
Lopputuloksena arkistonmuodostussuunnitelma osoittaa asiakirjallisen tietoaineiston säilytysmuodot elinkaaren eri vaiheissa sekä kuvaukset säilytysmuotojen muutoksiin liittyvistä toimenpiteistä.
| 01 HENKILÖSTÖHALLINTO | |||
|---|---|---|---|
| 01.02 Palvelussuhteen hoito | |||
| 01.02.00 Virkojen ja työsopimussuhteisten tehtävien täyttäminen | |||
| Tehtävän käsittelyn kulun kuvaus = Käsittelyvaiheet |
Syntyvät tiedot /asiakirjakokonaisuus /asiakirjan nimi = Asiakirjallinen tieto | Rekisteröinti/ tietojärjestelmä |
Säilytys- muoto |
| Vireillepano | |||
| Aukijulistaminen | |||
| Hakuilmoituksen laatiminen | hakuilmoitus | AKJ | sähköinen |
| Hakuilmoituksen julkaiseminen kotisivu ilmoitustaulu lehti |
|||
| Hakemuksen vastaanottaminen | hakemukset | AKJ | sähköinen, paperi |
| hakemuksen liitteet | AKJ | sähköinen, paperi | |
| Valmistelu | |||
| Hakemusten käsittely | |||
| yhteenvetojen tekeminen | yhteenvetoluettelot | AKJ | sähköinen, paperi |
| Haastattelut | |||
| kutsuminen | |||
| haastattelutilanne |
haastattelumuistiot | sähköinen, paperi | |
| Soveltuvuuden testaus | soveltuvuustestitulokset | AKJ | sähköinen, paperi |
| Päätöksenteko | |||
| esittely | esittelymuistiot | AKJ | sähköinen, paperi |
| päätöksenteko | päätös | AKJ | sähköinen, paperi |
| Tiedoksianto | |||
| ilmoittaminen hakijoille | kirje | AKJ | sähköinen, paperi |
| päätösote | AKJ | sähköinen, paperi | |
| Viran/toimen vastaanottaminen | |||
| ilmoittaminen hakijoille | kirje | AKJ | sähköinen, paperi |
| Viran/toimen aloittaminen | |||
| Nimittämiskirjan laatiminen | nimittämiskirja | AKJ | sähköinen, paperi |
| työsopimuksen laatiminen | työsopimus | AKJ | sähköinen, paperi |
| Muutoksenhaku | |||
| valittaminen | valitukset | AKJ | sähköinen, paperi |
| vastineet | AKJ | sähköinen, paperi | |
6. Säilytysjärjestys
| ESITIEDOT | TOIMENPIDE | TULOKSET | ||
| 6. Säilytysjärjestys (ei @) | Merkitään AMS:aan |
Toimenpiteen kuvaus
Hyvä tiedonhallintatapa edellyttää, että asiakirjojen saatavuus ja käytettävyys pystytään turvaamaan asiakirjojen elinkaaren eri vaiheissa. Säilytysjärjestyksen suunnittelulla varmistetaan, että myös asiakirjat, joita ei rekisteröidä, löydetään nopeasti ja helposti.
Arkistonmuodostussuunnitelmaan merkitään, mitkä asiakirjat arkistoidaan samaan ryhmään (sarjaan) ja minkälaiseen järjestykseen asiakirjat kunkin ryhmän (sarjan) sisällä arkistoidaan. Säilytysjärjestystä määritettäessä on otettava huomioon asiakirjojen säilytysaika ja mahdollinen salassapito.
Pysyvästi säilytettävät ja määräajan kuluttua hävitettävät asiakirjat pyritään arkistoimaan omiksi ryhmikseen ja salassa pidettävät mahdollisuuksien mukaan erilleen julkisista asiakirjoista. Asiakirjat arkistoidaan ryhmän sisällä joko muodolliseen eli aika-, aakkos-, numero- tai maantieteelliseen järjestykseen tai asiasisältöön perustuvaan järjestykseen. Diaari tai rekisteri ohjaa siihen merkittyjen asiakirjojen arkistointia ts. asiakirjat arkistoidaan diaari- tai rekisterinumerojärjestyksessä.
Säilytettäessä asiakirjoja tehtävän mukaan määräytyvän tietosisällön (asiasisällön) mukaisesti saatavuus ja käytettävyys tehostuvat (asia-aktit). Paperiperusteista asia-aktityyppistä arkistointia käytettäessä arkistointi on suunniteltava siten, että samaan ryhmään arkistoidaan ainoastaan saman säilytysajan omaavia asiakirjallisia tietoja. Tällöin määräajan säilytettävät asiakirjalliset tiedot voidaan hävittää vaivattomasti niiden säilytysaikojen umpeuduttua ilman asiakirjakohtaista taannehtivaa seulontaa. Mikäli asia-aktiin sisältyy salassa pidettäviä asiakirjoja, säilytetään kyseiset asiakirjat aktiin sisältyvänä osa-aktina, jolloin salassa pidettävät asiakirjat on helposti erotettavissa julkisista asiakirjoista.
Myös sähköisessä ympäristössä järjestelmän asiaryhmityksen merkitys ja yhdenmukaisuus arkistonmuodostussuunnitelman tehtäväryhmityksen kanssa korostuu, koska sen avulla voidaan tarkoituksenmukaisimmin seuloa asiakirjoja. Mikäli asiakirjat tai tiedot tulostetaan tietojärjestelmästä pysyvää säilytystä varten, tulostus- ja säilytysjärjestys sekä tulostusajankohta on määriteltävä samoin kuin vastuu tulostuksesta.
Lopputulos
Lopputuloksena
- organisaation asiakirjalliset tiedot löydetään helposti ja vaivattomasti,
- asiakirjallisen tiedon seulonta on helppo toteuttaa,
- julkiset ja salassa pidettävät tiedot on erotettu toisistaan,
- asiakirjojen ja tietojen tulostustarve säilytystä ja arkistointia varten on ratkaistu.
Esimerkki on tehty valtionhallinnon näkökulmasta.
| 01 HENKILÖSTÖHALLINTO | |||
|---|---|---|---|
| 01.02 Palvelussuhteen hoito | |||
| 01.02.00 Virkojen ja työsopimussuhteisten tehtävien täyttäminen | |||
| Tehtävän käsittelyn kulun kuvaus = Käsittelyvaiheet |
Syntyvät tiedot /asiakirjakokonaisuus /asiakirjan nimi = Asiakirjallinen tieto | Rekisteröinti/ tietojärjestelmä |
Säilytys- järjestys |
| Vireillepano | |||
| Aukijulistaminen | |||
| Hakuilmoituksen laatiminen | hakuilmoitus | AKJ | dnro |
| Hakuilmoituksen julkaiseminen kotisivu ilmoitustaulu lehti |
|||
| Hakemuksen vastaanottaminen | hakemukset | AKJ | dnro |
| hakemuksen liitteet | AKJ | dnro | |
| Valmistelu | |||
| Hakemusten käsittely | |||
| yhteenvetojen tekeminen | yhteenvetoluettelot | AKJ | dnro |
| Haastattelut | |||
| kutsuminen | |||
| haastattelutilanne |
haastattelumuistiot | dnro | |
| Soveltuvuuden testaus | soveltuvuustestitulokset | AKJ | dnro |
| Päätöksenteko | |||
| esittely | esittelymuistiot | AKJ | dnro |
| päätöksenteko | päätös | AKJ | dnro |
| Tiedoksianto | |||
| ilmoittaminen hakijoille | kirje | AKJ | dnro |
| päätösote | AKJ | dnro | |
| Viran/toimen vastaanottaminen | |||
| ilmoittaminen hakijoille | kirje | AKJ | dnro |
| Viran/toimen aloittaminen | |||
| Nimittämiskirjan laatiminen | nimittämiskirja | AKJ | dnro |
| työsopimuksen laatiminen | työsopimus | AKJ | dnro |
| Muutoksenhaku | |||
| valittaminen | valitukset | AKJ | dnro |
| vastineet | AKJ | dnro | |
7. Asiakirjan aktiiviaikaisen säilyttämisen vastuuhenkilöiden / säilytyspaikan määrittely
| ESITIEDOT | TOIMENPIDE | TULOKSET | ||
| Työjärjestys Lait ja asetukset |
7. Asiakirjan aktiiviaikaisen säilyttämisen vastuuhenkilön määrittely ja säilytyspaikan määrittely | Merkitään AMS:aan |
Esitiedot
Esitiedoiksi tarvitaan
- organisaation työjärjestys vastuuhenkilöiden osalta,
- organisaation tietojärjestelmät,
- organisaation arkistotilat ja
- lait ja asetukset.
Toimenpiteen kuvaus
Hyvä tiedonhallintatapa edellyttää, että asiakirjojen ja tietoaineistojen löydettävyys ja saatavuus taataan. Tähän pyritään merkitsemällä arkistonmuodostussuunnitelmaan tieto asiakirjojen ja tietoaineistojen fyysisestä sijainnista. Samoin julkisuusasetus edellyttää, että organisaatio määrittelee asiakirjojen antamista koskevan päätösvallan. Siksi organisaatio nimeää asiakirjan aktiiviaikaisen säilyttämisen vastuuhenkilöt, jotka päättävät mm. salassa pidettävien tietojen antamisesta.
Arkistonmuodostussuunnitelmaan merkitään kunkin asiakirjatyypin kohdalle, mikä toimintayksikkö arkistoi alkuperäisasiakirjan. Asiakirjojen kaksoiskappaleita ei koota työhuoneisiin, kun tiedetään, minkä toimintayksikön/toimihenkilön/työntekijän vastuulla asiakirjojen arkistointi on. Samalla estetään ylimääräisten kopioiden joutuminen päätearkistoon. Vastuu asiakirjojen luovutuksesta liittyy virka- tai toiminimikkeeseen, ei henkilönnimeen.
Lopputulos
Tämän toimenpiteen lopputuloksena vastuuhenkilöt ja säilytyspaikat on määritetty ja tiedot merkitty arkistonmuodostussuunnitelmaan.
| 01 HENKILÖSTÖHALLINTO | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| 01.02 Palvelussuhteen hoito | |||||
| 01.02.00 Virkojen ja työsopimussuhteisten tehtävien täyttäminen | |||||
| Tehtävän käsittelyn kulun kuvaus = Käsittelyvaiheet |
Syntyvät tiedot /asiakirjakokonaisuus /asiakirjan nimi = Asiakirjallinen tieto | Rekisteröinti/ tietojärjestelmä |
Säilytys- muoto |
Säilytys- järjestys |
Käsittelijä/ Säilytyksen vastuuhenkilö/ säilytyspaikka |
| Vireillepano | |||||
| Aukijulistaminen | |||||
| Hakuilmoituksen laatiminen | hakuilmoitus | AKJ | sähköinen | dnro | kirjaamo |
| Hakuilmoituksen julkaiseminen kotisivu ilmoitustaulu lehti |
|||||
| Hakemuksen vastaanottaminen | hakemukset | AKJ | sähköinen, paperi | dnro | kirjaamo |
| hakemuksen liitteet | AKJ | sähköinen, paperi | dnro | kirjaamo | |
| Valmistelu | |||||
| Hakemusten käsittely | |||||
| yhteenvetojen tekeminen | yhteenvetoluettelot | AKJ | sähköinen, paperi | dnro | kirjaamo |
| Haastattelut | |||||
| kutsuminen | |||||
| haastattelutilanne |
haastattelumuistiot | sähköinen, paperi | dnro | ao. esimies | |
| Soveltuvuuden testaus | soveltuvuustestitulokset | AKJ | sähköinen, paperi | dnro | ao. esimies |
| Päätöksenteko | |||||
| esittely | esittelymuistiot | AKJ | sähköinen, paperi | dnro | esittelijä |
| päätöksenteko | päätös | AKJ | sähköinen, paperi | dnro | päätöksentekijä |
| Tiedoksianto | |||||
| ilmoittaminen hakijoille | kirje | AKJ | sähköinen, paperi | dnro | kirjaamo |
| päätösote | AKJ | sähköinen, paperi | dnro | kirjaamo | |
| Viran/toimen vastaanottaminen | |||||
| ilmoittaminen hakijoille | kirje | AKJ | sähköinen, paperi | dnro | kirjaamo |
| Viran/toimen aloittaminen | |||||
| Nimittämiskirjan laatiminen | nimittämiskirja | AKJ | sähköinen, paperi | dnro | ao. nimittäjä |
| työsopimuksen laatiminen | työsopimus | AKJ | sähköinen, paperi | dnro | ao. esimies |
| Muutoksenhaku | |||||
| valittaminen | valitukset | AKJ | sähköinen, paperi | dnro | kirjaamo |
| vastineet | AKJ | sähköinen, paperi | dnro | ao. esimies | |
8. Suojeluluokan määrittely
| ESITIEDOT | TOIMENPIDE | TULOKSET | ||
| Suojeluohje | 8. Suojeluokan määrittely | AMS: Suojeluluokat | ||
| Suojelusuunnitelman laadinnan helpottaminen |
Esitiedot
Esitiedoiksi tarvitaan
- Arkistolaitoksen ohje asiakirjojen suojaamisesta poikkeuksellisissa oloissa 11.5.2004 http://www.narc.fi/Arkistolaitos/pdf-ohjeet/asiakirjojensuojaaminen11052004.pdf
Toimenpiteen kuvaus
Hyvä tiedonhallintatapa edellyttää, että asiakirjallisten tietojen käytettävyys ja säilyminen on turvattu kriisitilanteissa ja poikkeuksellisissa oloissa. Tätä tarkoitusta varten määritellään asiakirjallisen tiedon suojeluluokat ja merkitään ne arkistonmuodostussuunnitelmaan.
Asiakirjat jaetaan käyttötarvetta ja turvallisuusnäkökohtia silmällä pitäen kolmeen luokkaan:
- toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömiin asiakirjoihin
- tutkimuksellisista, juridisista tai taloudellisista syistä suojeltaviin asiakirjoihin ja
- muihin asiakirjoihin.
Toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät asiakirjat määräytyvät organisaation toimintaa säätelevistä laeista, säädöksistä ja hallinnollisista ohjeista.
Ykkösluokkaan kuuluvilla asiakirjoilla saadaan perustoiminnot turvattua poikkeuksellisissa oloissa. Poikkeuksellisissa oloissa asiakirjat siirretään toimistotiloista turvaan ja evakuointivaiheessa ryhmän asiakirjat evakuoidaan ensimmäisinä. Mikäli ryhmään kaksi kuuluvat asiakirjat ovat ohjeiden mukaisissa päätearkistotiloissa, ne eivät poikkeuksellisissa oloissa vaadi toimenpiteitä ellei niitä sotatilan aikana (kriisitilanteissa) jouduta siirtämään muualle. Kolmanteen ryhmään kuuluvien asiakirjojen turvaaminen ei edellytä erikoistoimenpiteitä poikkeuksellisissa oloissa. Asiakirjojen paikka mainituissa luokissa voi vaihdella niiden iästä ja mahdollisesta voimassaoloajasta riippuen. Tästä syystä arkistonmuodostussuunnitelmaan kannattaa määritellä ainoastaan, kuuluvatko asiakirjat suojeluluokkaan kaksi vai kolme. Jokainen asiakirja kuuluu elinkaarensa alkuvaiheessa suojeluluokkaan yksi.
Suojelusuunnitelmaa laadittaessa on otettava huomioon, että arkisto saattaa sisältää valtakunnan tai yksilöiden turvallisuuden kannalta tärkeitä asiakirjoja ja tiedostoja, joiden tietoturvallisuuteen on kiinnitettävä erityistä huomiota. Kaikkein tärkeimpien tietojen osalta tulee arvioida mahdollinen turvakopioinnin tarve tietojen säilymisen varmistamiseksi.
Sähköisessä aineistossa suojeluluokka liittyy aineiston käytettävyyden turvaamiseen. Suojeluluokan avulla voidaan erottaa sähköisen tietoaineiston tärkeät osat ja taata niiden säilyvyys tietoteknisin menetelmin muuta aineistoa paremmin. Nykyoloissa on tärkeä tietojärjestelmä kuitenkin useimmiten syytä suojella kokonaisuutena järjestelmän toiminnallisuudet mukaan lukien. Käytännössä sähköisten aineistojen osalta suunnitellaan erityisesti kriittisen tärkeiden tietoaineistojen varmuuskopiointi.
Sähköisessä ympäristössä vahinkoihin varaudutaan toipumissuunnitelman ja poikkeusoloihin valmiussuunnitelman avulla.
Linkkejä:
Valtioneuvoston periaatepäätös valtionhallinnon tietoturvallisuudesta, VM 0024:00/02/99/1998
http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/03_muut_asiakirjat/6294_fi.pdf
Ks. myös Valtion viranomaisen tietoturvallisuustyön yleisohje, VAHTI 1/2001
Lopputuloksena suojeluluokat
Lopputuloksena
- arkistonmuodostussuunnitelma sisältää tiedot asiakirjojen ja tietojen suojeluluokista
Esimerkki on tehty valtionhallinnon näkökulmasta
| 01 HENKILÖSTÖHALLINTO | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| 01.02 Palvelussuhteen hoito | ||||||
| 01.02.00 Virkojen ja työsopimussuhteisten tehtävien täyttäminen | ||||||
| Tehtävän käsittelyn kulun kuvaus = Käsittelyvaiheet |
Syntyvät tiedot /asiakirjakokonaisuus /asiakirjan nimi = Asiakirjallinen tieto | Rekisteröinti/ tietojärjestelmä |
Säilytysaika työpiste |
Kokonais- |
Säilytys- muoto |
Suojelu- luokka |
| Vireillepano | ||||||
| Aukijulistaminen | ||||||
| Hakuilmoituksen laatiminen | hakuilmoitus | AKJ | 2 v | sähköinen | 3 | |
| Hakuilmoituksen julkaiseminen kotisivu ilmoitustaulu lehti |
||||||
| Hakemuksen vastaanottaminen | hakemukset | AKJ | 2 v, valitun poa | sähköinen, paperi | 3 | |
| hakemuksen liitteet | AKJ | 2 v, valitun poa | sähköinen, paperi | 3 | ||
| Valmistelu | ||||||
| Hakemusten käsittely | ||||||
| yhteenvetojen tekeminen | yhteenvetoluettelot | AKJ | pysyvä | sähköinen, paperi | 2 | |
| Haastattelut | ||||||
| kutsuminen | ||||||
| haastattelutilanne |
haastattelumuistiot | 2 v | sähköinen, paperi | 3 | ||
| Soveltuvuuden testaus | soveltuvuustestitulokset | AKJ | 2 v | sähköinen, paperi | 3 | |
| Päätöksenteko | ||||||
| esittely | esittelymuistiot | AKJ | pysyvä | sähköinen, paperi | 2 | |
| päätöksenteko | päätös | AKJ | pysyvä | sähköinen, paperi | 2 | |
| Tiedoksianto | ||||||
| ilmoittaminen hakijoille | kirje | AKJ | 2 v | 2 v | sähköinen, paperi | 3 |
| päätösote | AKJ | 2 v | 2 v | sähköinen, paperi | 3 | |
| Viran/toimen vastaanottaminen | ||||||
| ilmoittaminen hakijoille | kirje | AKJ | 2 v | 2 v | sähköinen, paperi | 3 |
| Viran/toimen aloittaminen | ||||||
| Nimittämiskirjan laatiminen | nimittämiskirja | AKJ | poa + 10 v | sähköinen, paperi | 3 | |
| työsopimuksen laatiminen | työsopimus | AKJ |
voa + 10 v |
sähköinen, paperi | 3 | |
| Muutoksenhaku | ||||||
| valittaminen | valitukset | AKJ | pysyvä | sähköinen, paperi | 2 | |
| vastineet | AKJ | pysyvä | sähköinen, paperi | 2 | ||
9. Arkistokaavan laatiminen
| ESITIEDOT | TOIMENPIDE | TULOKSET | ||
| AMS tehtäväryhmittely | 9. Arkistokaavan laatiminen | AMS: Arkistokaavatunnukset | ||
| Arkistokaava |
Esitiedot
Esitiedoiksi tarvitaan
- arkistonmuodostussuunnitelman tehtäväryhmittely
- asianhallintajärjestelmän asiaryhmitys tai diaarikaava
Toimenpiteen kuvaus
Hyvä tiedonhallintatapa edellyttää, että asiakirjallisten tietojen käytettävyys turvataan ja taataan tiedon koko elinkaaren ajan. Asiakirjojen luettelointi ja arkistointi suunnitellaan siten, että pitkäaikaisesti tai pysyvästi säilytettävien asiakirjallisten tietojen käyttö on nopeaa ja vaivatonta.
Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että arkistonmuodostussuunnitelmasta erotetaan pysyvästi säilytettävät tietoaineistot ja laaditaan niiden käsittelyä päätearkistossa ohjaava arkistokaava. Arkistokaava noudattaa arkistonmuodostussuunnitelman tehtäväryhmitystä. Asiakirjallisille tiedoille määritelty säilytysjärjestys määrää sen, mitkä tehtävään sisältyvät asiakirjalliset tiedot arkistoidaan samaan ryhmään ja mitkä omiin ryhmiinsä. Mikäli asiakirjalliset tiedot arkistoidaan rekisterinumeron tai asian mukaiseen järjestykseen, tarkoittaa tämä sitä, että tehtävään sisältyvät kyseiset asiakirjalliset tiedot muodostavat oman ryhmänsä ja että muussa järjestyksessä säilytettävät asiakirjalliset tiedot taas muodostavat omat ryhmänsä.
Arkistonmuodostussuunnitelmaan merkitään arkistokaavaan sisältyvien asiakirjallisten tietojen kohdalle arkistokaavan mukainen arkistotunnus. Arkistokaava ilmaisee arkiston loogisen rakenteen.
Arkistokaava ilmentää siten kontekstia, jossa asiakirja on laadittu tai johon se on tehtäväänsä suorittaessaan päätynyt (provenienssiperiaate). Arkistokaava on suoraa jatkumoa arkistonmuodostussuunnitelman tehtäväryhmitykselle ja tietojärjestelmän luokitukselle, erityisesti diaarin tai asianhallintajärjestelmän asiaryhmitykselle. Jälkimmäinen on edellisen osajoukko.
Vain vanhaa arkistoa järjestettäessä on enää perusteltua käyttää ns. ABC-kaavaa.
Lopputuloksena arkistokaavatunnukset ja arkistokaava
Lopputuloksena on arkistonmuodostussuunnitelman tehtäväryhmittelyä noudattava arkistokaava.
Esimerkki on tehty valtionhallinnon näkökulmasta.
| 01 HENKILÖSTÖHALLINTO | ||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 01.02 Palvelussuhteen hoito | ||||||||
| 01.02.00 Virkojen ja työsopimussuhteisten tehtävien täyttäminen | ||||||||
| Tehtävän käsittelyn kulun kuvaus = Käsittelyvaiheet |
Syntyvät tiedot /asiakirjakokonaisuus /asiakirjan nimi = Asiakirjallinen tieto | Rekisteröinti/ tietojärjestelmä |
Säilytysaika työpiste |
Kokonais- säilytysaika |
Säilytys- muoto |
Säilytys- järjestys |
Käsittelijä/ Säilytyksen vastuuhenkilö/ säilytyspaikka |
Arkisto- tunnus |
| Vireillepano | ||||||||
| Aukijulistaminen | ||||||||
| Hakuilmoituksen laatiminen | hakuilmoitus | AKJ | 2 v | sähköinen | dnro | kirjaamo | ||
| Hakuilmoituksen julkaiseminen kotisivu ilmoitustaulu lehti |
||||||||
| Hakemuksen vastaanottaminen | hakemukset | AKJ | 2 v, valitun poa | sähköinen, paperi | dnro | kirjaamo | ||
| hakemuksen liitteet | AKJ | 2 v, valitun poa | sähköinen, paperi | dnro | kirjaamo | |||
| Valmistelu | ||||||||
| Hakemusten käsittely | ||||||||
| yhteenvetojen tekeminen | yhteenvetoluettelot | AKJ | pysyvä | sähköinen, paperi | dnro | kirjaamo | 01 02 00.1 | |
| Haastattelut | ||||||||
| kutsuminen | ||||||||
| haastattelutilanne |
haastattelumuistiot | 2 v | sähköinen, paperi | dnro | ao. esimies | |||
| Soveltuvuuden testaus | soveltuvuustestitulokset | AKJ | 2 v | sähköinen, paperi | dnro | ao. esimies | ||
| Päätöksenteko | ||||||||
| esittely | esittelymuistiot | AKJ | pysyvä | sähköinen, paperi | dnro | esittelijä | 01 02 00.1 | |
| päätöksenteko | päätös | AKJ | pysyvä | sähköinen, paperi | dnro | päätöksentekijä | ||
| Tiedoksianto | ||||||||
| ilmoittaminen hakijoille | kirje | AKJ | 2 v | 2 v | sähköinen, paperi | dnro | kirjaamo | |
| päätösote | AKJ | 2 v | 2 v | sähköinen, paperi | dnro | kirjaamo | ||
| Viran/toimen vastaanottaminen | ||||||||
| ilmoittaminen hakijoille | kirje | AKJ | 2 v | 2 v | sähköinen, paperi | dnro | kirjaamo | |
| Viran/toimen aloittaminen | ||||||||
| Nimittämiskirjan laatiminen | nimittämiskirja | AKJ | poa + 10 v | sähköinen, paperi | dnro | ao. nimittäjä | ||
| työsopimuksen laatiminen | työsopimus | AKJ |
voa + 10 v |
sähköinen, paperi | dnro | ao. esimies | ||
| Muutoksenhaku | ||||||||
| valittaminen | valitukset | AKJ | pysyvä | sähköinen, paperi | dnro | kirjaamo | 01 02 00.1 | |
| vastineet | AKJ | pysyvä | sähköinen, paperi | dnro | ao. esimies | 01 02 00.1 | ||
10. Arkistonmuodostussuunnitelman hyväksyminen ja käyttöönotto
| ESITIEDOT | TOIMENPIDE | TULOKSET | ||
| 10. Arkistonmuodostussuunnitelman hyväksyminen ja käyttöönotto | Arkistonmuodostus- suunnitelma |
Toimenpiteen kuvaus
Valmistunut arkistonmuodostussuunnitelma hyväksytään organisaation omien hyväksymiskäytäntöjen mukaisesti. Suunnitelma lähetetään säilytysaikaesityksenä arkistolaitokseen, joka päättää organisaation pysyvästi säilytettävät asiakirjat ja niiden lopulliset säilytysmuodot. Arkistolaitoksen seulontapäätöksen osoittamat mahdolliset säilytysaika- ja säilytysmuotomuutokset merkitään arkistonmuodostussuunnitelmaan. Sen jälkeen arkistonmuodostussuunnitelmasta tiedotetaan organisaatiossa tehokkaasti ja järjestetään käyttöönottokoulutus. Koulutuksessa käydään tarkasti läpi vastuiden jako ja arkistonmuodostussuunnitelmaan liittyvä ohjeistus. Jokainen työntekijä noudattaa arkistonmuodostussuunnitelmaa omien työtehtäviensä osalta.
Lopputuloksena arkistonmuodostussuunnitelma
Lopputuloksena
- organisaatiossa on päivittäisenä työvälineenä toimiva, organisaation kaikki asiakirjalliset tietoaineistot sisältävä arkistonmuodostussuunnitelma, jonka henkilöstö tuntee ja jota se osaa soveltaa,
- pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista on käytössä voimassa oleva arkistolaitoksen päätös,
- arkiston jälkikäteiseltä järjestämiseltä vältytään
- tarpeeton aineisto voidaan seuloa ja hävittää tehokkaasti ja oikea-aikaisesti.
11. Arkistonmuodostussuunnitelman säilyttäminen
| ESITIEDOT | TOIMENPIDE | TULOKSET | ||
| 11. Arkistonmuodostussuunnitelman säilyttämisen määrittely |
Toimenpiteen kuvaus
Arkistonmuodostussuunnitelma on pysyvästi säilytettävä asiakirja. Yksinkertaisimmillaan arkistonmuodostussuunnitelma laaditaan arkistokelpoiselle paperille ja sen sijoituspaikka merkitään arkistoluetteloon.
Jos arkistonmuodostussuunnitelmaa ylläpidetään sähköisesti sellaisella sovelluksella, joka ei mahdollista muutostietojen säilyttämistä, otetaan siitä paperituloste pysyvään säilytykseen muutosten yhteydessä. Muutosajankohta dokumentoidaan.
Arkistonmuodostussuunnitelma voidaan sijoittaa organisaation intranetiin, jossa se on kaikkien työntekijöiden selattavissa. Arkistonmuodostussuunnitelman muokkaus- ja päivitysoikeudet ovat ainoastaan tähän tehtävään määrätyllä henkilöllä.
Mikäli arkistonmuodostussuunnitelman tietosisältö on tallennettu tietojärjestelmään, voidaan tietoja tältä osin säilyttää ainakin aktiiviaikana osana sähköistä tietokokonaisuutta.
12. Arkistonmuodostussuunnitelman ylläpito
| ESITIEDOT | TOIMENPIDE | TULOKSET | ||
| 12. Arkistonmuodostussuunnitelman ylläpito |
Toimenpiteen kuvaus
Arkistonmuodostussuunnitelma on pidettävä ajan tasalla. Arkistonmuodostussuunnitelman laatiminen tai ajantasaistaminen ei ole kertaluontoinen projekti, vaan sen ylläpito on vastuutettava ja otettava osaksi organisaation jatkuvaa toimintaa. Jos näin ei menetellä, jää osa asiakirjallisista tiedoista asiakirjallisten tietojen hallintavälineiden ulkopuolelle ja tiedon hallinnasta tulee sattumanvaraista. Jokaisen asiakirjallista tietoa käsittelevän prosessin tulisikin pitää huolta siitä, että tiedot ja niihin liittyvät käsittelyt otetaan huomioon arkistonmuodostussuunnitelmassa. Näin varmistetaan, että asiakirjahallinto kattaa organisaation koko asiakirjallisen pääoman ja sitä hallitaan kestävällä ja suunnitelmallisella tavalla.
Lopputuloksena hyvä tiedonhallintatapa
Lopputuloksena organisaatio noudattaa arkistolakia ja toteuttaa toiminnassaan hyvää tiedonhallintatapaa. Ks. http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/ 01_julkaisut/03_tyoryhmamuistiot/4127/4128_fi.pdf

AMS