Sähköisen AMS:n laadintaprosessi
| 4. Julkisuusaste tarkenteineen |
|
Arkistonmuodostussuunnitelma sisältää tiedot organisaation julkisista ja salassa pidettävistä asiakirjoista sekä salassa pidettävien asiakirjojen salassapitoajasta ja salassapitoperusteesta. Koska arkistonmuodostussuunnitelma ohjaa tiedon hallintaa koko sen elinkaaren ajan, tarvitaan ohjaustietoja myös siihen, milloin salassa pidettävä asiakirja tai salassa pidettävää tietoa sisältävä asiakirja muuttuu julkiseksi. Tämä toteutetaan arkistonmuodostussuunnitelmaan valintalistaa käyttäen, jolloin salassa pidettävien asiakirjallisten tietojen kohdalle määritellään se toiminnallisuus tai tietoelementti, joka laukaisee salassa pidon päättymisajankohdan laskennan ja joka tallentaa päivämäärätiedon asianomaiseen metatietokenttään tietojärjestelmässä. Esimerkki valintalistasta:
asiakirjan päivämäärä asiakirjan valmistuminen asiakirjan saapuminen henkilön kuolema Arkistonmuodostussuunnitelmaan tallennetaan myös salassa pidettävien asiakirjatyyppien tai salassa pidettävää tietoa sisältävien asiakirjatyyppien kohdalle käyttäjäryhmät, joilla on oikeus nähdä tai muokata kyseisiä asiakirjoja tai tietoja tietojärjestelmässä. |
|
| Viimeksi päivitetty ( 18.04.2007 ) |