Arkistomuodostussuunnitelma AMS

Luotettava tiedon käsittely perustuu tietojärjestelmissä pitkälti siihen, että käyttäjät käyttävät järjestelmää samalla tavoin. Tällöin järjestelmässä tarvitaan prosessien ohjaustoimintoja, jotka ovat elinkaaren hallinnan ja asiakirjahallinnollisten metatietoarvojen tallentumisen, täydentymisen tai muuttumisen osalta AMS-perusteisia. Kun ohjaustoiminnot saadaan AMS-perusteisiksi, voidaan asioiden ja asiakirjojen tilasiirtymämäärittelyt tehdä myös arkistonmuodostussuunnitelmassa. Siten toimintojen automaattisuutta saadaan tietojärjestelmissä lisättyä.

Käsittelyprosessien tallentaminen arkistonmuodostussuunnitelmaan palvelee metatietoarvojen tallentumista tietojärjestelmään: säilytysajan tallentuminen on tietyissä prosesseissa sidottu tiettyyn käsittelyvaiheeseen (eikä siis tallennu heti asiakirjan liittämisen/tallentumisen yhteydessä). Sama käsittelysääntöjen tarve liittyy julkisuusmetatietoelementtiin: salainen tai sisäinen asia tai asiakirja muuttuu julkiseksi esimerkiksi päätöstoimenpiteen tuloksena. Ohjaustiedot tulevat arkistonmuodostussuunnitelmasta, jolloin käyttäjäriippuvaisten arvojen tallentaminen vähenee.

Tämä vaatimus edellyttää nykyisten arkistonhallintasovellusten sisällöllistä laajentamista ja toimivuuden parantamista.