Arkistomuodostussuunnitelma AMS

Arkistonmuodostussuunnitelmaan merkitään konkreettiset säilytysajat sekä säilytysaikojen perusteet. Suositeltavaa on, että organisaatio käyttää vain muutamaa erilaista säilytysaikaa. Samalla karsitaan monimutkaiset säilytysaikasäännöt asiakirjallisen tiedon konkreettisten hävittämisajankohtien määrittelyn helpottamiseksi.

Tietojen luotettavan hävittämisen mahdollistamiseksi tarvitaan tieto siitä, mihin määräajan säilytettävien tietojen säilytysajan päättymisen laskenta perustuu. Arkistonmuodostussuunnitelmaan rakennetaan valintalista, josta valitaan tapauskohtaisesti sopiva toiminnallisuus tai tietoelementti. Kun tämä toiminnallisuus toteutuu tietojärjestelmässä tai kun tämä tietoelementti tallentuu tietojärjestelmään, tallentuu säilytysajan päättymispäivämäärä asianomaiseen metatietokenttään.

Esimerkki valintalistasta:

asian lopullinen ratkaisu
asiakirjan päivämäärä
asiakirjan voimassaoloaika
rakennuksen purkaminen
henkilön kuolema
toimenpiteen päättyminen
palvelussuhteen päättyminen
viimeinen päivitys

Siirtotiedoston muodostamisen yhteydessä tai asiakirjallisia tietoja pienempinä kokonaisuuksina arkistoon tallennettaessa tietojärjestelmän on tallennettava joku ennalta sovittu koodi tai vastaava merkintä niiden määräajan säilytettävien tietojen asianomaiseen metatietokenttään, joiden säilytysajan päättymisen laskenta ei voi perustua mihinkään tietojärjestelmän toiminnallisuuteen tai tietoelementin tallentumiseen.