Arkistomuodostussuunnitelma AMS

ESITIEDOT		TOIMENPIDE		TULOKSET
Seulontanormi Erityissäädökset		4. Säilytysaikojen määrittely		AMS: Säilytysajat

Esitiedot

Esitiedoiksi tarvitaan:

• arkistolaitoksen seulontapäätökset,
• valtionhallinnon asiakirjojen seulontaa ja hävittämistä koskeva normi (2.6.2003, KA 216/40/03), jossa määrätään määräajan säilytettävät yleis-, talous- ja henkilöstöhallinnon asiakirjalliset tiedot sekä yleisesti organisaatioissa esiintyvät päämäärätehtävien asiakirjalliset tiedot (hallinnollinen kirjeenvaihto, tietotekniikka, kartat ja piirustukset, audiovisuaaliset tallenteet),
• kirjanpitolaki (1336/1997),
• arkistolaitoksen 10.5.2004 tekemä päätös valtion virastojen ja laitosten kirjanpitoaineiston pysyvästä säilyttämisestä (KA 66/43/04),
• Valtiokonttorin 10.5.2005 antama määräys kirjanpitoaineiston säilytysajoista (122/03/2005),
• erityislakien määräykset asiakirjojen säilytysajoista, esimerkiksi määräykset perukirjojen säilyttämisestä (laki perintökaaren 20 luvun muuttamisesta 733/1994 § 12 a), tietojen poistamisesta väestötietojärjestelmästä (väestötietolaki 507/1993 § 7, väestötietoasetus 886/1993 § 13), tietojen poistaminen rikosrekisteristä (rikosrekisterilaki 770/1993 § 10) ja tietojen poistaminen rikosseuraamusviraston henkilörekistereistä (laki henkilötietojen käsittelystä rangaistusten täytäntöönpanossa 422/2002 § 25).

Toimenpiteen kuvaus

Hyvä tiedonhallintatapa edellyttää, että organisaatio arvioi asiakirjojensa ja tietojärjestelmiinsä tallennettujen tietojen merkityksen. Käytännössä tämä tarkoittaa asiakirjallisten tietojen säilytysarvon (säilytysajan pituuden) määrittelyä. Arvonmäärityksen lähtökohtana on erottaa keskeiset ja merkitykselliset tiedot vähemmän tärkeistä ja merkityksettömistä tiedoista. Säilytysaikojen määrittely ja tarpeettomiksi käyneiden tietoaineistojen hävittäminen on tärkeää tietojen käytettävyyden sekä säilytys- ja käyttökustannusten kannalta.

Asiakirjallisten tietojen säilytysaikojen määrittelyyn vaikuttaa ensisijaisesti se, kuinka kauan tietoja tarvitaan tehtävien hoitamisessa. Arkistonmuodostussuunnitelmaa tekevä organisaatio tuntee tehtäväaluettaan koskevat säädökset ja määräykset sekä niiden vaikutuksen asiakirjallisten tietojen säilytystarpeeseen oikeusturvan takaamiseksi. Lisäksi on otettava huomioon organisaation asiakirjojen voimassaolevat säilytysajat ja arkistolaitoksen antama yleisohjeistus.

Asiakirjallisten tietojen säilytysaikojen määrittämiseen vaikuttavat asioiden käsittelyaika, organisaation toimintatapa, ulkoinen ja sisäinen valvonta ja seuranta, tietoturva ja tietosuoja, julkishallinnon ohjauksen ja tilastoinnin tarpeet, yksilön ja yhteisön oikeusturva sekä tietojen merkitys tutkimukselle.

Asioiden käsittelyaika tarkoittaa käsiteltävien asioiden vireilläoloaikaa sekä valitus- ja muutoksenhakumahdollisuuksia. Aikaisemmin päätettyjä ja ratkaistuja asioita hyödynnetään usein myöhemmässä päätöksenteossa ja toiminnassa. Ulkopuoliset ja sisäiset toiminnan ja talouden tarkastajat voivat tarvita monenlaisia asiakirjoja selvittääkseen ja tutkiakseen organisaation toiminnan tarkoituksenmukaisuutta ja varojen käytön oikeellisuutta. Mahdolliset väärinkäytökset osoitetaan asiakirjallisten tietojen avulla. Organisaation toimintaan liittyviä tilastoja käytetään mm. tulosneuvotteluissa, toiminta- ja taloussuunnitelmissa sekä toimintakertomuksissa. Yksilön oikeusturvan varmistamiseksi mm. eläke-etuuksiin, omistusoikeuteen ja terveyden- ja sairaanhoitoon liittyviä tiedostoja on säilytettävä riittävän kauan. Myös yhteisöjen oikeusturva on pystyttävä takaamaan. Lisäksi on tärkeää, että organisaatio arvioi asiakirjallisten tietojensa tutkimuksellista merkitystä.

Jokaiselle asiakirjalliselle tiedolle on pyrittävä määrittämään konkreettinen säilytysaika, jotta määräajan säilytettävien asiakirjallisten tietojen seulonta ja hävittäminen olisi mahdollisimman helppoa ja vaivatonta. Manuaalista arkistointia palvelevaan arkistonmuodostussuunnitelmaan merkitään asiakirjan säilytysaika työhuoneessa ja kokonaissäilytysaika. Säilytysajat kannattaa tarkistuttaa organisaation lakimiehellä. Säilytysaikojen määrittelyssä on tarkoituksenmukaista käyttää vain muutamaa säilytysaikaa.

Arkistonmuodostussuunnitelmaan merkitään asiakirjallisen tiedon kohdalle myös se säädös, määräys tai ohje, johon säilytysaika perustuu. Lisäksi määritetään se toiminnallisuus, josta määräaikaisen säilytysajan päättyminen lasketaan (esimerkiksi asiakirja säilytetään kymmenen vuotta asian lopullisesta päätöksestä).

Pysyvään säilytykseen määritettävät tiedot valaisevat organisaation kehitysvaiheita, tehtävien hoidossa ja päätöksenteossa noudatettavia periaatteita ja menettelytapoja, aikaansaatuja tuloksia sekä henkilöstöä. Päämääränä on säilyttää pysyvästi näitä asioita kuvaavat keskeiset kokonaisuudet. Samansisältöisen tiedon moninkertaista säilyttämistä on vältettävä. Pysyvästi säilytetään noin 10-15 prosenttia organisaation asiakirjallisista tiedoista. Arkistolaitoksen pysyvään säilytykseen määräämien tietojen kohdalle lisätään säilytysaikaperusteeseen viittaus arkistolaitoksen tekemään päätökseen.

Arkistonmuodostussuunnitelmaan on merkittävä jokaisen tehtäväryhmän kohdalle tieto kyseisen ryhmän vuosikartunnasta.

Lopputuloksena arkistonmuodostussuunnitelman säilytysajat

Lopputuloksena

• organisaation tehtävien hoidon tuloksena kertyville asiakirjallisille tiedoille on määritetty konkreettiset säilytysajat, säilytysaikojen perusteet ja säilytysajan päättymisen laskennan käynnistävät toiminnallisuudet
• säilytysajat on jaettu aktiiviaikaisen säilytysajan pituuteen (säilytysaika työhuoneessa) sekä kokonaissäilytysaikaan
• arkistonmuodostussuunnitelmasta ilmenee jokaisen tehtävän asiakirjallisten tietojen vuosikartunta.

Esimerkki on tehty valtionhallinnon näkökulmasta.